对于从事商务发布会策划的商务人员来说，都可能会有这样的担心：举办商务发布会的那一天，记者们或媒体人员会如约而至吗？如果他们来了，会不会唇枪舌剑般的向新闻发言人质询呢？
通常，很多公司每年都要召开一些商务发布会或记者招待会，而对于记者而言，却并不是每次发布会都能使其感觉顺心、热情。一个重要的原因来自公司缺乏必要的媒介技巧培训，电视镜头里的公司领导人、负责人或其他发言人在发言时缺乏自信、表现极不自然，因此也就给他们造成了一定的职业压力。为了在公众心目中营造一个更良好的形象，改变或形成公众对本公司的正确看法，很有必要学习一下商务发布会的礼仪问题：
当公司决定是否举行发布会时，应该检查一下以下几个问题：
一篇商务通稿或一盘声像资料带，附带事件简介、背景材料，是否完全可以提供给记者、媒体所需的故事或情节。
当记者们亲眼看到或试用某一新产品时，是否可以给发布的通稿以更多、更好的内容。
公司高层管理人员或董事会成员的露面是否能为公司获得或提高凝聚力或可信度？
在发布会现场，能否给记者提供在别处无法得到的新闻信息或要点？
是否有其他有效向记者传递信息的更佳途径？如：一场演出、一次会餐？
公司新闻发言人能否有效传递本公司所要准备宣传的信息并经受得住媒体或其他与会人员提问的考验？
1、对于合适时机的选择。
召开商务发布会的合适时机有：公司及产品（服务）已成为某一类公众引以关注的问题、公司或其他成员已成为众矢之的、新产品全新上市、开始聘用某大腕明星作自己的广告代言人（记者有时对广告不感兴趣，只不过觉得广告代言人值得关注）、公司内容人员重大调整、扩大生产建设规模、取得最新纪录的销售业绩等等。
2、筹划与准备过程中的“彩排”
常言道：凡事预则立。对组织传播而言，信息与资料必须经过精心处理并使其准确地抵达特定公众，另外，对于信息传播的渠道也要精心选择，绝不打无备之仗，务必要做前期的培训与排练。
3、对于新闻发言人的选择。
代表着本公司形象的会场发布人对公众的认知会产生很大影响。如果临场时表现不佳，公司形象无疑地也会受到不良的影响。此外，新闻发布会也是公司的决策人员同媒体打交道的一次好机会，值得好好把握。
4、日期的确定。
确定准确的时间很重要。星期一不宜提倡，记者们往往在这一天忙于检查上周的工作；周五也不宜选，因为很多的人正在安排如何过周末，他们当然不愿像傻子似的在那里接受提问或单独访问。所以，周二～周四通常较合适。此外，要确认不会有其他更重要的新闻，避开突发性事件，如地震、龙卷风等。
对于不同的媒体记者应做一些不同的时间安排。早报、晚报的截稿时间不同，所以得考虑到新闻的时效性。早报记者参加，新闻发布会应安排在中午、下午；如要在当天晚饭或电视晚间新闻报道中，最好安排在上午9：30或10：00～10：30。
5、邀请方式的选择。
尽量避免用电话的方式邀请。带有公司标志的邀请信函表明新闻发布会是很正规的，而且也是对来访媒体人员的一种尊重。
如果媒体离公司不远，就应派人亲手送去。注意不要送得太早，以致于邀请信埋没于文件堆里，但也应给对方留出反映的时间。电话询问信件是否如期送达，对方是否会准时与会等。
6、通稿与背景材料。
每次举行发布会的时候，主办方应提供发布通稿和背景介绍，以便使记者能在会议涉及的问题之外挖掘出新闻事件，扩大报道的范围。通稿最好提前发给记者，这意味着当记者一来签到时就能拿到它，这样就可以一边听一边翻看。
7、房间设置。
商务发布会所安排的客厅大小主要取决于与会的摄影记者。电视摄影记者通常情况下比报刊摄影记者所占的空间要大。如果电视摄像机在客厅后排进行招摇撞骗，那么公司发言人应在房间前排就座；如只有报刊记者参会，发言人则可以坐在记者们的中间，当有人提问时就走到前排。越随便，离记者的空间距离越近，以更有利于营造出一种友好的气氛。
发布会发言人自身应具备的条件如下：
（1）有效的传播与沟通能力。涉及知识面广、清晰明确的语言表达能力、倾听的能力及反应力、外表，包括肢体语言。
（2）执行原定计划并加以灵活调整的能力。
（3）头衔很重要，新闻发言人应该在公司身居要职，有权代表公司讲话。
（4）通稿最好提前发给记者，这意味着当记者一来签到时就能拿到它，这样就可以一边听一边翻看。
（5）是否存在其他有效向记者传递信息的途径？如，一次舞会、一次聚餐。
（6）与记者面对面的交流是否可以为他们提供一个询问公司其他方面情况而我们又不希望将之公开化的机会，如公司战略。
温馨提示：
礼仪禁忌——
1、发布会上的发言人不作认真细致的的考察，选择一些没有经验或说话没有吸引力的人士，致使现场气氛得不到扩展。
2、切忌只为公司的利益考虑，从而忽略为与参会记者提供便利。
礼仪技巧——
1、对新闻人员要特别礼貌，因为你的一举一动在他们的手中将成为大众对你的形象。
2、发布会房间大小要安排合宜。房子空间大、人员少，势必给人留下一种新闻发布会的内容新闻价值不大的感觉。与其这样，还不如选择在一个小一些的房间里：满屋座无虚席，还有一些人站在过道里，给人的印象是肯定有很重要的消息公布！不要让新闻发布人坐在镜子、窗户或其它反射光线的背景之前，以防镜头效果受损。
