商务人员必不可少的一件事情，就是要安排会议、主持会议或者参加会议，因此会议自然也就成为商务活动中的重要组成部分之一。在很多情况下，商务人员时常需要亲自办会。所谓办会，指的就是从事会务工作，即负责从会议的筹备工作直至会议的结束以及会后的一系列具体事宜。会务礼仪，主要指的就是有关办会的礼仪规范。
商务人员在负责办会时，必须注意以下两点：
1、办会一定要认真。奉命办会，就要一心投入，谨慎对待，精心策划，务必开好会议，并为此而做到无所遗落、一丝不苟。
2、办会一定要务实。召开会议旨在解决实际问题。在这个前提下，要争取少开会、开短会，严格控制会议的数量与会议规模，彻底改善良好的会风。
负责会议具体工作的基层公务员，一丝不苟地做好下列工作。
1、例行服务。会议举行期间，一般应安排专人在会场内外负责迎送、引导、陪同与会人员。对与会的贵宾以及老、弱、病、残、孕者，少数民族人士、宗教界人士、港澳台同胞、海外华人和外国人，往往还须进行重点照顾。对于与会者的正当要求，应有求必应。
2、会议签到。为掌握到会人数，严肃会议纪律，凡大型会议或重要会议，通常要求与会者在入场时签名报到。会议签到的通行方式有三：一是签名报到，二是交券报到，三是刷卡报到。负责此项工作的人员，应及时向会议的负责人进行通报。
3、餐饮安排。举行较长时间的会议，一般会为与会者安排会间的工作餐。与此同时，还应为与会者提供卫生可口的饮料。会上所提供的饮料，最好便于与会者自助饮用，不提倡为其频频斟茶续水。那样做往往既不卫生、安全，又有可能妨碍对方。如果必要，还应为外来的与会者在住宿、交通方面提供力所能及、符合规定的方便条件。
4、现场记录。凡重要的会议，均应进行现场记录，其具体方式有笔记、打印、录入、录音、录像等。可单用某一种，也可交叉使用。负责手写笔记会议记录时，对会议名称、出席人数、时间地点、发言内容、讨论事项、临时动议、表决选举等基本内容要力求做到完整、准确、清晰。
5、编写简报。有些重要会议，往往在会议期间要编写会议简报。编写会议简报的基本要求是快、准、简。快，是要求其讲究时效；准，是要求其准确无误；简，则是要求文字精炼。
会议参加者应衣着整洁，仪表大方，准时入场，进出有序，依会议安排落座，开会时应认真听讲，不要私下小声说话或交头接耳，发言人发言结束时，应鼓掌致意，中途退场应轻手轻脚，不影响他人。
会议结束，应做好必要的后续性工作，以便使之有始有终。后续性工作大致包括三项：
1、形成文件。这些文件包括会议决议、会议纪要等。一般要求尽快形成，会议一结束就要下发或公布。
2、处理材料。根据工作需要与有关保密制度的规定，在会议结束后应对与其有关的一切图文、声像材料进行细致的收集、整理工作。收集、整理会议的材料时，应遵守规定与惯例，应该汇总的材料，一定要认真汇总；应该存档的材料，要一律归档；应该回收的材料，一定要如数收回；应该销毁的材料，则一定要仔细销毁。
3、协助返程。大型会议结束后，其主办单位一般应为外来的与会者提供一切返程的便利。若有必要，应主动为对方联络、提供交通工具，或是替对方订购、确认返程的机票、船票、车票。当团队与会者或与会的特殊人士离开本地时，还可安排专人为其送行，并帮助其托运行李。
在商界交往活动中，由于会议一直以来发挥着不同的作用，因此也就有了多种类型的划分。按照会议的具体性质来对其进行划分，商界的会议大致上可以分为以下四种类型：
1、行政式会议。它是商界的各个单位、组织所召开的具有工作性、执行性的会议。例如，行政会、董事会，等等。
2、业务式会议。它是商界的有关单位、组织所召开的具有专业性、技术性的会议。例如，展销会、供货会，等等。
3、群体式会议。它是由商界各单位、组织内部的群众团体或群众组织所召开的非行政性、非业务性的会议，目的在于争取群体的一些权利，反映群体的一些意愿。例如，职代会、团代会，等等。
4、社交式会议。它是商界各单位、组织以拓展本单位的交际关系为目的而举行的会议。例如，商务茶话会、联欢会，等等。
一般来讲，以上的四种类型常见于商界的会议，除了群体型会议外，均与商界各单位的经营、管理直接关联，因此人们也称之为商务会议。在商务交往中，商务会议通常发挥着各式各样的作用：第一，它是实现决策科学化、民主化的一种必要手段；第二，它是实施有效领导、有效管理以及有效经营的一种重要工具；第三，它是贯彻决策、下达指令、沟通信息、协调行动的一种有效方法；第四，它是保持接洽、建立联系、结交朋友的一种基本途径。
温馨提示：
礼仪禁忌——
1、切忌为开会而开会。把开会仅仅当作一种商务形式，而不是一项实际工作。最终得到的却是一种事倍功半的效果。
2、对会议期望过大。以为会议能解决一切问题，而对日常工作不作深入地努力。最终与下层人员拉开更大的距离。
3、自己私下的讲话声胜过了正在发言人员的声音，致使发言人的思绪受到扰乱，从而也使会议期间出现一些并不平静的风波。
4、会议进行得顺利与否，主要在于参会者的配合与会议主持者的思路是否清晰、行为是否明智。所以，对主持者发言的打断将是最大的禁忌。
礼仪技巧——
1、作为与会人员，在领导者未发言之前或是领导者未请你发言之前，应静观其变，等待时机再开金口。那种一有话万人都挡不住的人，只能给会议添乱。
2、作为与会领导，应该与其它与会人员有一种平等相待、配合默契的心理，否则大众会议只能成为批评会、训话会。
