但凡正规的商务会议，均须进行缜密而细致的准备组织工作。具体而言，会议的组织工作，在其进行前、进行时与进行后又各有不同的要求。凡此种种，均可称为会务工作。负责会务工作的基层商务人员，在其具体工作之中，一定要遵守常规，讲究礼仪，细致严谨，作好准备。
举行会期较长的大中型会议，应事先精心编写会议简报。认真做好会议内容的记录。凡重要会议，不论是全体大会，还是分组讨论，都要进行会议内容进行必要的记录。会议记录，指是由专人负责记录会议内容的一种书面材料。包括会议名称、时间、地点、与会人员、主持者、记录在内。
对于交通、食宿、医疗、保卫等方面的具体工作，应精心、妥当地做好安排。要布置好会场，不应使其过大，显得空旷无人；也不可使其过小，弄得拥挤不堪。对必用的音响、照明、投影、摄像设备，事先要认真进行调试，直到满意为止。需用的文具、饮料，亦应预备齐全。安排好会场的座次。
商务会议准备过程中的礼仪一般包括以下几个方面：
1、事先拟定会议主题。举行任何商务会议，皆须先行确定其主题（包括会议名称）。这是会前有关领导集体已经确定了的。负责筹备会议的工作人员，则应围绕会议主题，将领导议定的会议的规模、时间、议程等组织落实。通常要组成专门班子，明确分工，责任到人。会议的主题，即会议的主导思想。会议的内容、形式、计划、议程、期限、出席人员等，都只有在会议的主题确定下来之后，才具有实在意义。
2、拟发会议通知。按常规，举行正式商务会议均应提前向与会者下发会议通知。它是指由会议的主办单位发给所有与会单位或全体与会者的书面文件，同时还包括向有关单位或嘉宾发的邀请函件。基层商务人员在这方面主要应做好两件事。其一，拟好通知。会议通知一般应由标题、主题、会期、出席对象、报到时间、报到地点以及与会要求等七项要点组成。拟写通知时，应保证其完整而规范。其二，及时送达。下发会议通知，应设法保证其及时送达，不得耽搁延误。具体来说，会议通知主要包括以下六项：
（1）标题，其重点在于交待会议名称。
（2）主题与内容，这是对会议宗旨的介绍。
（3）会期，应明确会议的起止时间。
（4）报到的时间与地点，对交通路线，特别要交待清楚。
（5）会议的出席对象，如对象可选派，则应规定具体条件。
（6）会议要求，它指的是与会者材料的准备与生活用品的准备，以及差旅费报销和其他费用等问题。
3、起草会议文件。会议中用到的各项文件材料，均应于会前准备妥当。其中的主要材料，还应做到与会者各执一份。需要认真准备的会议文件材料，最主要的当数开幕词、闭幕词以及报告的主题。要合理安排好与会者的招待、服务工作。
4、常规性准备。负责会务工作时，往往有必要对一些会议所涉及的具体细节问题，做好充分的准备工作。其一，做好会场的布置。对于会议举行的场地要有所选择，对于会场的桌椅要根据需要作好安排，对于开会时所需的各种音响、照明、投影、摄像、摄影、录音、空调、通风设备和多媒体设备等，应提前进行调试检查。其二，根据会议的规定，与外界搞好沟通。比如向有关新闻部门、公安保卫部门进行通报。其三，会议用品的采办。有时，一些会议用品，如纸张、本册、笔具、文件夹、姓名卡、座位签以及饮料、声像用具，还需要补充、采购。
温馨提示：
礼仪禁忌——
1、对会议内容，事先不做准备工作，使得领导只能作临场发挥。一旦发挥不好，对会议预期的结果大打折扣。
2、对一些必备的资料，不小心保管或妥善处理，以致临会时，手忙脚乱，使得会议过程中出现“暂停”状态。
3、如果在座次上是自由就座的话，应该靠里、靠中间落座，而不是坐在一排座位的进口，致使每次别的参会者找座时，非得与你周旋一番。
4、参会之前，对会议内容一无所知，致使参会时不能作好听讲或记录，散会时对会议内容没有一个清晰的概念。这既不尊重会议领导方人员，又让自己开了一个“糊涂会”。
5、切忌总与别的与会者穿得与众不同，以引起大家对你的注意。
6、会议期间，一般由主办方或会议主持者提供饮料。切忌自带自己喜欢的饮料，当着众人的面大口大口的往嘴里灌。
礼仪技巧——
一般而言，与会人员在出席会议时应当遵守的会议要领，主要有以下四项内容：
1、规范着装。开什么样的会议，穿什么样的服装。
2、严守时间。
3、维护秩序。
4、专心听讲。
