网络使世界成为一个地球村，大家的交流可以通过即时的聊天工具，譬如msn，QQ，泡泡等来进行，但由这些聊天工具的即时性而显得不是那么正规，而运用E-mail进行对外联系，生成了具体文字，比较正式的确定商务双方所要交流的主题和相关事项，显得重要、重视和正规。
E-mail的申请非常简单，而且大多网站推出的邮箱都免费而且容量极大，效果非常好。只要申请E-mail之后就可以给自己在网上建立一个邮局，可以收信寄信，完成在网上的互动。只要记住了密码就会安全，也能对商务交往充分保密，并且节省时间，又不受篇幅大小的限制，以附件的形式不让自己再重新输入一遍，主题清楚明白，意思明显而清晰，而且还可以大大降低通讯的费用。
正因为E-mail这些的优点，它在商务交往中有着很重要的作用。它可以使不见面的商务双方通过互发E-mail磋商所要交谈的商务事宜，而且及时、方便、省钱。
然后事物都具有两面性，E-mail也有好坏之分，要想让E-mail在商务交往中达到最好的效果，E-mail应该具备传统的书信礼仪，那么应该如何做呢？
其实，E-mail就是电子邮件，就是电子书信。自从网络发达如斯后，笔写书信的人少之又少，大多的人都在互联网上发E-mail。中国传统的书信礼仪，字里行间谦恭有礼，措词温文尔雅。掌握传统的书信礼仪可以让商务对方看到你的个人素质，从而增进双方的交流。E-mail也应具备传统的书信礼仪。
撰写E-mail应当认真。商务交往中的E-mail一定要精心构思，认真撰写。每一封电子邮件都代表公司的形象，若没有礼仪，既不尊重对方，也不尊重自己，还有可能导致严重的后果，由于邮件大多以文字的形式存在，法律规定E-mail也可以作为法律证据，是受法律约束的。所以，必须字斟句酌，以免给公司造成损失。
撰写电子邮件时，主题必须明确。商务交往的电子邮件每封只有一个主题，主题也是撰写者发此邮件的目的，是发件人撰写邮件的中心思想，让撰写者围绕主题深入浅出地达到专题专说，体现重要程度，同时就一个问题进行不断的交流回复，脉络很清楚。如果与一个商务对方进行交往，就要注意编号的问题，便于分清问题的类型和同类主题的相关部分。
注意称呼和结尾。每封邮件的收取人应该如何称呼，是一门学问。称呼能让人看出你的素养和态度，也是尊重人的表现。结尾让人看到你的有始有终和祝福的礼貌。
撰写邮件要做到语言流畅。一个人的表达能力，也体现他的语言流畅上，语言不流畅让阅读者产生障碍，影响阅读的效果，也就会不同程度的影响商务交往活动。所以，尽量别写生字、僻字、繁易不分、异体字等等。写完之后检查一遍，将语句连贯而通畅。引用数据、资料时，则最好标明出处，以便收件人核对。
商务交往中的邮件力求简洁明了。商务人士时间很宝贵，如果邮件写得冗长，势必将表达的意思反复说，令人不想看下去，如果没有看清要表达的意思，还会耽误商务人的宝贵时间。
要根据商务交往的对方确定邮件的字体和编码，根据不同的地方习俗，不同的国家及语言，不同的邮件版本及规格，方便双方交流得顺畅没有阻碍。全世界的华人目前使用着互不相同的中文编码系统。如果双方所采用的中文编码系统有所不同，如果不注意这些方面，有可能导致邮件到达但阅读不了的状况，很有可能收到由乱字符组成的天书。传统的书信礼仪就是要求书写者以尊重对方为前提，做到谦虚而为他人着想。因此，商务人士在使用中文向除了中国内地之外的其他国家和地区的华人发出电子邮件时，最好用英文注明自己所使用的中文编码系统，或者以英文的形式再发送一封，以保证对方可以收到自己的邮件。
不要乱发电子邮件，乱发的结果其实是浪费了自己的时间，也浪费了他人的时间。最忌讳在商务交往中以E-mail来谈与商务交往无关的事宜，谈天说地的乱侃，这样会让人产生厌恶。
发送附件要注意对方能否阅读。有些商务人士如果正巧在网吧，或者其格式不支持此项功能，当你发第一封时你应该以正文的形式，然后再礼貌的问及是否可以发附件，这样既有礼貌也能让人感受你的细心和善解人意，而且让人感觉这个文件很重要。
随着网络技术的不断发展，Email的功能也越来越多，发E-mail时应当慎重的选择这些功能，譬如信纸、字体、还有什么文本格式。
收到重要电子邮件后，以相应的方式告知对方自己也收到，让他人放心。
温馨提示：
礼仪禁忌——
1、邮件过于公式化，一成不变。
2、随便答复邮件，以至导致错误。
3、邮件带有附件时，不考虑对方能够顺利打开、阅读，致使发没发一个样。发送附件时，如果是文件类的，最好采用最普遍的文件格式。比如记事本、写字板或Word、WPS，尽量不要用压缩形式的文件。因为收件的人有时候在网吧，此时因为电脑上没有现成的压缩软件或是他不会使用压缩软件，一切过程几乎白费。
礼仪技巧——
1、对于不同公司的邮件，可能根据情况区别对待。如果是比较重要的，可以事先询问老板，是否要亲自查看。
2、对于一些自己能够解决的邮件，可以自己写信回复，直到话题进入重点时，此时可上报老板。这样，既不浪费老板的时候，也能及时给以来信者以答复。
