在如今的商务活动中，电话已经成为一个与商务人士形影不离的伙伴，它是你商务交往中必需学会的一门艺术。
当你打电话到某一公司，能在接通电话的那一刻就听到对方亲切、动人的问候语而无须长时间等候，你的心里一定会感到很愉快，使你跟对方能顺利地展开对话，同时对该公司也会产生良好的印象。如果你想让对方也有与你一样的感受，你在接听电话的时候就必须保持愉悦的心情，尽量让自己的声音听上去悦耳动听，要抱着“对方此时正看着我”的心态去接电话。你清新愉悦地送上一句“您好，这是某某公司”时，就会给对方留下“很职业”的感觉，这就有利于你与对方展开下一步的谈话。
在你接听电话时，最好能在电话铃声响起三声之内提起话筒，这样既节省时间又显得有礼貌。在你接听的过程中，要仔细倾听对方的讲话，如果没有特殊情况，尽量不要打断对方。实在有必要打断对方时，最好先取得对方的同意，你可以说“对不起，打断一下”。如果因对方声音太轻或电话有杂音而使你没有听清谈话内容，你应该先善意而委婉地提醒“对不起，我听不太清楚，请您大声一点好吗？”或“对不起，刚才电话有问题，我听不太清楚，您能重复一遍吗？”，在接听商务电话之前，应该在电话机旁准备好一些物品，如：电话号码簿、电话记录本和记录用笔等。接听电话的第一句应是亲切地“自报家门”，这样做不仅是出于礼貌，而且还可帮助对方确认自己有没有拨错电话号码。通话过程自始至终都应做到待人以礼和文明大度，尊重自己的通话对象，尤其在通话中要注意语言文明、态度文明和举止文明，绝对不能用粗陋庸俗的语言攻击对方，损害公司的形象。谈话时声音要尽量温雅有礼，用恳切的语言表达谈话的内容。如果电话铃响时，你正在与客人交谈，应先向客人打声招呼，然后再去接电话。如果电话交谈的内容不宜为外人所知，可以先告诉对方：“对不起，我现在身边有客人，一会儿我再给你回电话”。如果你接听的电话所涉及的内容比较复杂，在通话完毕前你应该重复一下其中的关键部分，并力求做到准确无误。在你接听的电话结束的时候，你需要向对方表示谢意，并说声“再见”，而且尽量要在对方挂断电话之后再挂机。
有时候你会遇到你接听的电话并不是找你的情况。如果你接的电话是找你的同事的，你需要确认同事是否在办公室，如果在的话，就应该向对方说“请您稍等一下，他就来”；如果此时你的这位同事恰好不在，你应该先告知对方“对不起，他现在不在”，然后询问对方姓名，并作详细的电话记录，便于你同事回来之后回复电话。
另外，接电话时不要总是习惯地告诉对方“请等一等，我去拿纸和笔”，这样既拖延了通话的时间，也给对方留下不礼貌的印象。在把电话机移向自己身边时，不可伸手猛拉过来。这样一来在对方的耳中就会听到一阵忙乱声，在通话倾听的过程中，半天不予回音是不礼貌的，如果连起码的轻声说些“嗯”，“是”，“对”，“好”之类的短语都没有，会使得对方感觉你好像一下子消失了，或感觉你心不在焉，在做别的事情。自己接的电话尽量自己处理，只有在万不得已的情况下才能转给他人。这时，你应该向对方解释一下原因，并请求对方原谅。例如，你可以说：“布朗先生会处理好这件事的，请他和您通话好吗？”在你作出这种决定之前，应当确定地方愿意你将电话转给他人。例如，你可以说：“对于这件事，我们很快会派人跟您联系的。”如果你在接电话时不得不中止电话而查阅一些资料，应当动作迅速。你还可以有礼貌地向对方说：“您是稍候片刻，还是过一会儿我再给您打过去？”
让对方等候时，你可以按下等候键。如果你的电话没有等候键，就把话筒轻轻地放在桌子上。如果查阅资料的时间超过你所预料的时间，你可以每隔一会儿拿起电话向对方说明你的进展。如，你可以说：“约翰先生，我已经快替您找完了，请您再稍候片刻。”当你查找完毕，重新拿起电话时，可以说：“对不起，让您久等了”，以引起对方的注意。
对于接电话的人来讲，当需要查阅资料而有礼貌地请对方稍等片刻，这是可以令对方接受的。如果有人在你正在通话时打进电话，你可以选择合适的词语让你通话的人稍候。然后拿起另一部电话说：“你能否稍等？我正在接听一个电话。”如果打来电话的人只是有一些小事，便可以当即回绝，然后迅即转向第一个电话，而这个人也会意识到你很忙而加速你们的讨论。
如今，语音电话已越来越普及，尽管它有种种的便利之处，人们还是觉得“留言”成了人们直接对话并且尽快得到答复的一个障碍。而有些人从来不去直接接听电话，而是使用录音电话。打电话时你听到的是留言电话用的一些“格式语”，而不是你想找的人在接听，可这种情况往往是最后使你的工作耽误上几天得不到解决。如果你必须留言的话，务必要留的尽量详细，因为只有这样才能使你想要找的人通过电话给你一个较完满的答复。对于公务繁忙的人来说，录音电话是一个不错的工具。但对于刚刚踏上工作岗位的你来说，应尽可能的接听每一个电话，而不要使用电话录音功能。因为你的老板和同事会认为初级职位的你还不适合使用它，否则他们会认为你是懒于接电话而使用电话留言。你也应该养成回复所有打电话给你的人，而且尽可能地在当天就回复。如果一个人为了一件事情而三番两次的打电话给你，他们会为你贴上这样的“标签”：你是一个不可信赖的、没有效率的人。
商务电话接听礼仪已经在国际上形成一套大家通行的礼仪规则，因此作为商务人士懂得如何接听电话，在接电话时不失礼，已经成为他们一生必须懂得的商务基本礼仪。
温馨提示：
礼仪禁忌——
1、接听电话的过程中，吸烟、喝茶、吃零食，或者摆着一付懒散的姿势，弯着腰躺在椅子上，无精打采。
2、接听电话时与旁人打招呼、说话或小声议论某些问题。
3、接电话时正好你的旁边有许多人在开会或聊天，没有先请他们停下来就接电话。
礼仪技巧——
1、电话记录既要简洁又要完备，必须遵循国际通行的“5W1H”原则进行记录，所谓5W是指：When何时、Who何人、Where何地、What何事和Why为什么；1H即How：如何进行。
2、口与话筒间，应保持适当距离，适度控制音量，以免听不清楚，滋生误会；或因声音粗大，让人误解为盛气凌人。
3、遇到打错电话的情形时，你应该稍微花费一点时间查查公司的电话簿，看对方真正想找的人是谁，然后说“我很高兴能帮您转接电话”等之类的客套话。
