公文的特点和作用
公文是指法定的组织和个人在公共事务活动中形成并固定使用，以直接发挥其社会管理效能和法定效力的文书等信息载体，是XX机构与其他社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理而制作的具有法定效用和规范格式的文件。
一、公文的特点
公文有其自身的特点，这主要体现在公务性、可靠性、特定性、实用性、时效性、规范性、政策性和权威性几个方面。
1.公务性
公文的公务性，指的是公文以处理公共事务为内容。即公文的内容反映和传达的是社会组织的公务信息。
2.可靠性
可靠性即真实性，指的是公文涉及的事实以及所引用的材料和数据，都必须真实可靠，不得有任何虚假和错漏。公文写作一定要核准事实和数据，确保材料的可靠性和内容的真实性。
除数据材料的真实可靠以外，公文在方针政策上也应该真实可靠。制定方针政策时，要从客观实际出发，科学拟订，遵循事物发展的客观规律，公文必须根据实际情况的需要、针对具体问题而制定，有着明确的写作目的。
3.特定性
特定性首先是指公文的作者是特定的，公文必须是由法定的作者拟订和发布，这和文学作品的作者没有特殊限定是有区别的。公文的法定作者是指依据法律法规确立的，能以自己的名义行使其法定权利和担负一定义务的XX、组织或相应的法定XXXX人。也就是说，有权利进行公文写作的社会组织，必须依照法律在有关XX部门登记注册。
除作者外，公文的读者，即公文的行文对象也是具有特定性的，不同的公文其读者不同，这是由公文自身具有的特定功能而决定的。如在公文格式上的“主送XX”“抄送XX”等元素，就是为了指定目标读者而对公文作的格式设置。
另外，公文的处理程序也是特定的。公文的处理质量、过程和处理结果直接关系到XX利益和广大XX群众的切身利益。因此公文的处理程序具有高度的XX性、权威性、周密性和机密性，它的处理过程必须要履行法定的程序。
4.实用性
公文是用来处理公务的文书，必须根据现实需要，针对实际问题而制发（制作和发布），有其明确的写作目的。特别是对XXXX的公文处理，要求深入实际、联系群众、调查研究、实事求是、认真负责，克服官僚XX、形式XX、文牍XX，行文要少而精，注重效用。
公文的制发是为了解决现实生活中出现的问题和矛盾，也是XXXX以及企事业单位传达意图、颁布法规，进行XX活动、商务活动和经济活动的工具，这就进一步要求公文要有实用性，能够解决实际问题，能够在各种公务活动中真正起到作用。
5.时效性
时效性即时间性。公文所针对的问题，总是存在于特定的时间范围之内，一旦该时期结束，公文的实用价值也会减弱甚至丧失。所以，公文的写作、传递和办理，都要求迅速及时。
公文是XXXX、企事业单位在进行各种活动中形成的，是解决问题的一种手段，因此每一份公文都有具体的拟定目标和公务职能。这就要求公文进行公务处理、解决问题时要迅速、及时，因此，公文必须具有一定的时效性。如公文中明确规定的生效时间，或未明确规定，而是以成文日期作为生效时间的格式，就体现了公文的时效性这一特点。
6.规范性
公文的撰写从起草到成文，再到收发、传递、执行、立卷、归档、销毁等各个方面，都要遵循一定的规范化制度。同时，每一种公文都有其特定的格式，包括文体、结构、用纸尺寸、文件标记都有统一规定，每种公文只适用于特定的范围，用来表达特定的内容。随着社会和科技的发展，公文的标准化和公文处理的现代化已经逐步变得重要起来，公文的格式也有更加严格的规定，这都对公文的规范性提出了更高的要求。
7.政策性
XXXX的公文是XXXX行使管理职能、办理具体事务的重要工具，是维护和发展社会XX制度、建设物质文明和精神文明的保障。各级XXXX制发的公文都必须用来贯彻执行X和XX的有关政策，执行XX的法律法规。因此，公文具有明显的政策性，是观点鲜明，且严肃郑重的一种文体。
8.权威性
公文是为了表达意志、处理公务等工作活动而拟定的，是各级XXXX和企事业单位处理公务、开展工作、管理XX和企业的法定依据。要想实现这些目的，公文就必须要具有一定的权威性。
二、公文的作用
公文是应用文中最重要、用途最广泛的文体之一，它具有以下几个方面的作用。
1.领导和指导作用
公文虽然种类繁多，但共同点都是体现X和XX的意志，是XXXX进行管理的工具。上级XX通过制发公文，传达X的路线方针政策，颁布XX的法律法规，组织开展各种公务活动，责成下级XX严格按照所发公文的要求，采取切实有效的措施予以贯彻落实。当然，上级XX制发的公文不一定都具有指令的性质，有的只对本行业、本系统的业务工作提出原则性的指导意见，要求下级XX结合本地区、本部门的实际情况，创造性地贯彻执行。但无论哪种情况，公文一经拟定与下发，下级XX无论是各个XXXX还是企事业单位，都必须严格执行公文规定。如果脱离了公文的这种作用，管理工作就会无章可循，变得混乱不堪。
2.规范和约束作用
XXXX所使用的公文中，大部分是用来颁布XX法规、发布各种命令、制定法律的，如条例、规定、办法等。这类公文是一定范围内人们行动的准则或行为的规范，具有明显的规范和约束作用，一旦制发生效，就必须遵照执行，不得违反。X和XX通过强制手段保证公文的执行，维护它的权威性，使其真正起到规范与约束的作用。
3.宣传和教育作用
要想使X和XX的路线、方针政策顺利及时地进行贯彻实施，除了X和XX制定的路线、方针正确，符合广大XX群众的利益外，还要以某种形式进行宣传。XXXX制发的许多重要公文，在做出工作部署，提出贯彻要求的同时，往往要分析国际国内形势，阐明X的理论、路线、方针、政策和XX的法律法规，对广大干部群众进行宣传教育，以便统一思想认识，增强贯彻执行的自觉性。一些公文，如表彰性或批评性的通告，就是为了达到宣传教育的目的制发的，其宣传教育作用更为突出。
另外，X和XX的各级XX会制定一部分可以对广大干部群众进行思想教育的公文，用来提高人们的认识，启发人们的觉悟，增强人们建设中国特色社会XX的信心，以及调动建设中国特色社会XX的积极性。
4.依据和凭证作用
公文作为处理公务的专门文书，反映了发文XX的意图，具有法定的效力，是收发XX做出决策、处理问题、开展工作的依据和凭证。公文的时效性，本身也是进行各种公务活动的依据。也就是说，公文负责公务活动的记录，是公务活动的凭证。例如，上级XX制发的公文，如决议、决定、通知等，是下级XX组织开展工作的依据和凭证；下级XX制发的公文，如请示、报告等，是上级XX制定决策、指导工作的依据和凭证；平级或不相隶属XX制发的公文，如各种函件，则是双方交流情况、洽谈工作的依据和凭证。
当然，公文在完成使命后，会整理归档，这也对今后的各项工作起到记载、凭证与参考的作用。
5.沟通和联系作用
XXXX、企事业单位和其他社会组织都要通过制发公文来联系和商治工作，传递和反馈信息，介绍和交流经验，公文在其中便起到了很好的沟通和联系作用，是它们之间的桥梁和纽带。例如，公告、通告、通知、通报、报告、请示、函等公文都具有沟通交流的作用，可以增强各个XX单位之间的联系，进行很好的沟通，既方便上情的下达，也方便下情的上传。有了公文这种交流与沟通的桥梁，XXXX、企事业单位、社会组织都有可能做到有效沟通、互相了解，可以更好地进行配合、协作，有利于各项工作的开展。
6.组织和协调作用
公文是X和XX、各单位制订计划和决策进行实施的载体，这些计划和决策依附公文而化为具体的执行过程。因此，公文是X和XX、各单位进行各种组织活动的重要工具，是组织各种XX单位进行活动、实施计划与决策的工具。例如，可以通过命令、意见、决议等公文对下级工作进行组织并提出具体实施要求；也可以通过请示、报告对上级的工作计划、意图作深入了解与掌握，从而有利于活动的开展与督促。
公文的协调作用是指调整与改善各个XXXX、各个部门以及各个社会团体之间的关系，使之协调、有序，最终使各项工作顺利开展。各种管理工作有条不紊地进行。例如，通过制定决议、决定来规范协调人们的活动；通过颁布法令来纠正不良的行为；通过制定条例、规定来约束调节人们的规范等。公文的这种协调作用，有利于X和XX、企事业单位，以及社会各界组织齐心协力来完成各种工作。
