用词要得当是公文语言的基本要求
词语作为构成句子的最小单位，使用得是否得当，直接关系到语言的表述是否得体，公文语言也不例外。在公文中，遣词造句要注意与公文的语体风格、行文关系、行文目的以及语言环境保持致。
公文的用词要想做到得体就必须注意以下几个方面：
①用词要符合公文的语体风格。
语言的使用是与语体密切相关的，公文不同于文学作品，不需要通过或华丽或标新立异的辞藻来凸显文章的特点。公文用语需要的是简明精确、符合公文语体风格的词语。
②用词要符合行文关系和行文方向的需要。
实际上符合行文关系和方向的需要就是行文语气的问题，这就要求文秘在行文用词的时候定要符合发文机关的身份和地位，要能正确体现出发文机关与收文对象之间的特定关系。在制发上行文时，尽量选择使用谦辞和敬辞，以表示对上级机关的尊重。在制发平行文时，应尽量使用谦虚和商量的口气，以表示对收文机关的礼貌与客气。在制发下行文时，用语通常多为严厉的、不容置疑的语气，要体现出上级机关的严肃和郑重。
③用词要符合行文内容和目的需要。
公文的内容和行文目的不同，在制发公文时选择的语言也不相同，因此公文的语言色彩一定要符合特定的行文目的及文章内容的性质。例如，颁布政令要庄重严肃，通报错误要义正词严，申请、请示等则要平和委婉。再如，同样是下行文，在制发命令时，用语要坚定严肃；在转批下级机关文件时，用语就要平缓慎重一些；制发公告时，语气要平和谨慎。
④用词要与语言环境相协调。
随着社会的进步，时代的发展，语中的词也在不断地更新和发展，即便有些词仍保持原貌，但是其内涵及社会评价已经发生了极大的变化。公文用词要与时俱进，与周围的语言环境相协调。就目前的语言环境而言，改革开放之前的很多词都应该摒弃，例如"大搞”“大办”“打倒”“走资派”“阶级斗争投机倒把”等。这些词因带有鲜明的时代色彩，已经不适用于现在的社会情况。对于那些在新形势下被赋予新意的老词，应站在不同于以往的角度去选用，例如，“私营业”“雇工”“包产到户”“自留地等。而对于那些带有时代色彩的新词，如“房改”“低保”“扫黄打非”
反腐倡廉”等，要大量吸纳和采用。公文主要针对的是当前的事项和当前的现实问题，这就决定了公文不能使用过时的公文语言的特性。因此，公文语言要与周围的语言环境相协调，具有时代特色。
⑤用词可以使用婉曲等表现形式。
公文写作虽然倡导直述直白但是这并不代表公文写作不讲求语言艺术。而“婉曲”就是公文语言艺术的体现。婉曲是一种修辞方式，它所指的是不直截了当地表达本意，而是通过委婉曲折的方式、含糊闪烁的言辞，流露或暗示想要表达的本意。在公文中，必要而妥帖的婉曲既得体地表达了发文机关的观点或看法，又让对方易于接受。
在公文写作时，有以下两种情况会经常使用婉曲的表达方式：
第一，不宜直白的情况。
在公文写作的过程中，经常会遇到出于某种原因而不宜直接表述的词句，此时就可以采用婉曲的表达方式此种情况在公文中常见的表达有很多，例如“低收入者”（贫困者）民营企业”（私营企业）鼓励留学人员以适当的方式为祖国服务（难以细分类）等的表述，都是在不宜直白的情况下，采取的婉曲的表达方式
第二，对外交往的公文。
外交公文经常会使用婉曲词语来表达些众所周知、不便或无须再述的情况。其中较为常见的婉曲表述有发展中国家”（指经济发展相对落后的国家）“众所周知的原因”（指不便于直说的原因）“缩小南北差距”（指缩小国家间的贫富差距）“双方就……坦率地交换了意见”（指双方意见存在严重分歧，并未达成—致）等。
