办公室公文语言要求简练直接

办公室公文语言要求简练直接

办公室公文的针对性、时效性极强，因此它的拟制和处理都需要快速、高效地进行，所以公文语言表达简练也十分重要。

1.简化结构

办公室公文语言的简练，首先要求语言结构简单。一般都是单句多，复句少：短句多，长句少。如“任何人不得非法复制企业资料如果有人不听劝告，后果自负”。这段话二十几个字，两个分句，都是单句，也都是短句，一句一层意思，简单明了。办公室公文的写作应多采用这样简单的语言结构来更加简洁地表达意思。

2.杜绝堆砌

办公室公文语言的表达极为准确、直接，因而也必须极为简练不能为了卖弄，或者故作高深，而不管有用无用、不负责任地将一些漂亮”词语、“新名词”堆在一块，让人看了眼花缭乱，这不仅浪费时间，也使发文者的真正意图无法正确传达给受文者，妨碍公文的迅速办理。如“要在集团公司和各仓情车间之间建立起十分有效的、能充分发挥作用的、切实产生实际效果的、构成网络循环体系的、立体交叉的、多渠道的联系”。这句话明显产生了堆砌，让人阅读起来非常费力和反感。不如“在集团公司和各仓储车间之间建立起广泛有效的联系”来得简练实用。

3.避免重复

办公室公文写作中主要应该注意以下两个可能出现的重复

◆词语重复：即在一句话中重复使用词语，如“新种的成熟期比旧种早熟十天”。主语部分的“成熟”与谓语部分的“熟”不仅是用词的重复，而且语法上也出现了错误，“成熟期”是时间，时间不会熟”。可去掉“成熟期"，也可去掉后面的“熟”字。再比如，“他用目不转睛的目光看着他”，这句话中“目”字的使用重复，只需写成“他目不转睛地看着他”即可。

◆语意重复：即在一句话或一段话中，要表达的语意重复了，如他们不可以也不应该阻止我们的前进”。“不可以阻止”和“不应该阻止”意思相同，不必重复表达。又比如，“一年来的改革实践取得了显著成绩，收到了巨大效果”。“取得了显著成绩”与“收到了巨大效果”两句话的意思相同，只留下一句即可。

4.去除螫余

赘余是指语句里出现了多余的词语，虽然表面上看并不重复，也不是堆砌，但都是无用，去掉后完全不会影响语意。如“我们预先有计划有准备地把八个场地都清理干净”。“计划”“准备”必然在事前，“预先”在这里就显得多余了，应该删去。