公文写作的行文格式规则运用能力
天下的文章，没有比公文更规范的。古今中外，对公文的写作都有一套较为严格的规定，随着时代的前进，规范的程度日益提高。现今我国党政公文的规范已经十分成熟，党政公文“分治”的时代已经过去，近年中办、国办联合下发了《党政机关公文处理条例》，实现了“天下一统”。《条例》中规定了十五种公文文种、四条二十一项公文格式，五条引文规则，五条拟写要求，秘书人员必须练就十八般武艺，熟谙每类公文的文体待征、写作大要、格式要求和用语特点才能写出规范的公文。
在行文格式规则运用能力中，以下几个能力较为重要
辨析能力
秘书人员要能够根据行文意图去辨析文体，准确使用公文文种怎样辨识适用的文种呢？
一是能够区分公文功能的相同点和相异点
依据公文的具体事由来确定适用文种。如，行政公文中的命令、决定通报，都具有表彰的功能，而适用场合各不相同。表彰对国家做出重大贡献的人员、单位，应该用“命令”；表彰并授于光荣称号的人员单位，应该用“决定”；表彰年度先进个人或集体，应该用“通报”。
二是能够区分行文的方向，依据隶属关系来确定适用文种。
如请示”和“函”都有请求批准的功能，但由于行文方向不同，则要使用不同的文种：向具有隶属关系的上级机关行文，应该用“请示向无隶属关系的主要机关行文，应该用“函”。三是能够区分发文的范围，依据不同的范围来确定适用文种。如“公告”、“通告”、“通知”，都有发布需要周知的事项的功能，但因发布范围不同，适用文种也不同。向国内外公布事项，应该用“公告”；向国内社会一定范围公布事项，应该用“通告”；向隶属单位发布需要周知的事项，应该用“通知”。具有以上辨体能力，是正确使用公文文种的前提条件。
1997年5至7月，广西某县连续遘受严重的冰雹和洪涝灾害，损失相当严重，属于重灾县，亟需省里给予救助。该县及时将受灾损失用红头文件上报自治区党委、区政府，要求按重灾县解决救济粮款等问题。但是自治区救灾办发放救灾粮款时，该县并没有被按重灾县对待，只得到所需粮款的20%。该县领导很不理解，经过询问有关方面，才明白造成这一后果是缘于秘书人员错用了红头文件的文种。
原来，该县上报文件本应用“请示”，却错用了“报告”，公文的标题为：《xx县委、Xx县政府关于我县遭受特大洪涝灾害情况的报告》，报告洋洋万言，损失情况和抗洪敦灾措施写得十分详尽，占了主要篇幅，最后才是要求省里解决敦济粮款等问题。根据公文处理办法，“报告”属于“阅件”，不需上级领导批办；只有“请示”才是“办件”。所以，广西自治区办公厅接到该县的报告后，不是按“请示”件的处理办法，呈有关领导批办，而是按“报告”的处理办法，转自治区救灾办阅。结果，该县请示的事项没有得到力理。这个事例说明，秘书人员的辩体能力是十分重要的
角色融入能力
写作主体的角色意识，对于准确运用特定文体十分重要。譬如父亲给儿子写信和儿子给父亲写信，其内容和语气一定大相径庭。秘书人员在写作时必须具有融入角色的能力，一是写作时头脑中始终树立一个明确的写作对象，是上级机关、所属单位还是平行部门，这样在提笔时就清楚哪些该写，哪些不必写；哪些要详写，哪些该略写；哪些语气要坚决；哪些用语应谦恭。这样写出的公文既合乎文体，又有很强的针对性。
公文写作要提倡“看人下菜”，反对“对牛弹琴”。如，同样是年度工作总结，如果是用“报告”向上级机关汇报，就应该侧重于领导工作思路、经验做法和体会教训，突出重点，少摆成绩口果是用“通知”印发给下属单位，则要注意全局性，工作成绩要全面，兼顾各方；经验做法要概括，有代表性。再如，上行文要少发议论，少讲道理，多摆情况，多用“请”“希望”“建议”等谦恭词语下行文则道理讲透，措施要实，要求具体，多用“要”"一定”“必须等语气坚走的词语。
以上这些都体现了秘书人员正确运用文体的能力二是写作时头脑中始终明确我是谁，不是张三李四，而是机关、单位的代言人，是代表本机关、本单位的领导作言。这样提起笔来立足点就高，写出的公文就有全局气象。用词用语颇显大气。这是一种自我暗示的方法，虽然我还是我，但是作了这样暗示后，心理便竭力趋向于“我就是单位领导”这种主观意愿，写作时就易于从领导的角度思索问题，确立观点。此非笔者妄言，试试便知
细节注意力
公文写作是一项十分严谨的工作，来不得丝毫疏漏。国家对机关公文的格式，做了十分细致的规定。例如，对公文标识的规定：发文字号年份应标全称，用六角括号；发文序号不编虚位，不加“第”字等等。对标识位置的规定：发文字号下4mm处印一条与版心等宽的红色反线；发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字；成文日期右空4字，等等。
这些规定虽属细微之处，但也是公文规范的组成部分，确保公文外表的美观一致，不应忽略。几年前北京市优秀公文评选中，二百余家单位报送的参选公文，虽然报送前经过认真把关，但是从标识到排版完全符合国家标准的，只是凤毛麟角，公文格式不规范的问题依然突出。
为解决这一问题，笔者认为，可以学习日本文书工作的经验，在每个部门设一名兼职的公文格式核稿员，专门对本部门的公文格式进行把关。这样可以减少公文格式不规范的问题。
