党政公文怎么写?公文格式要求有哪些?
一、公文格式
公文格式专指主要(或称法定)文种外形结构的组织与安排,以及公文的书写、字体、用纸的规格和样式等。公文格式是公文具有法定的权威性和组织约束力在形式上的表现,是区别公文与一般文章的重要标志,也是保证公文的质量和提高办文效率的重要手段。
二、党政公文格式
党和国家行政机关公文格式的组成要素,新《条例》第三章第九条规定,主要包括:份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
三、版头
即公文格式的第一部分,包括“公文份数序号”、“秘密等级和保密期限”、“紧急程度”、“发文机关标识"”、“发文字号”、“签发人”等内容。
四、主体
即公文格式的第二部分,包括“标题”、“主送机关”、“正文件”、“成交时间”、"公文生效标识”、“附注”等内容。
五、版记
即公文格式的第三部分,包括“抄送”、“印发机关和印发时间等。版记应置于公文的最后一页,版记的最后一个要素置于公文的最后一行。
六、公布性文件格式
法定公文中的公布性文件(诸如公报、公告、通告、公布令等)使用的文件格式与内部运行的公文格式,是有所区别的。它们虽属下行文,但由于行文方式不是在内部运行,而是通过报纸、广播、电视等媒体形式予以公开发布,所以与一般公文格式相比,其主要区别是:无版头,二无主送,三无发文字号,四无抄送等。也就是说,公布性文件的规格包括:标题、正文、落款、成文日期。
七、公文纸型
公文纸型指公文用纸的幅面尺寸。新《条例》规定,公文用纸幅面采用国际标准A4型即297毫米x210毫米(长x宽)。党和国家公文律采取左侧装订的形式。公告、通告等公布性公文,其用纸幅面尺寸,可根据实际需要确定。
八、行款
行款即书写或排列文字的行列款式,包括字序和行序。如汉字原来直排时,字序由上而下,行序由右而左;现在横排的行款,字序由左而右,行序自上而下。公文正文用3号仿宋体字,一般每面排22行每行排28个字。
九、版面尺寸
版面尺寸即公文页边与版心尺寸。公文的版面尺寸规格为公文用纸天头(上白边)为:37毫米±1毫米公文用纸订口(左白边)为:28毫米±1毫米版心尺寸为:156毫米×225毫米(不含页码)。
十、公文中的表格
公文如需附表,对横排A4纸型表格,应将页码放在横表的左侧,单页码置于表的左下角,双页码置于表的左上角,单页码表头在订口一边,双页码表头在切囗一边。
公文如需附A3纸型表格,且当最后一页为A3纸型表格时,封封四(可放分送,不放页码)应为空白,将A3纸型表格贴在封前,不应贴在文件最后一页(封四)上。
十一、发文字号
发文字号又称发文号、发文编号。它是公文格式中一个不可缺少的组成部分,即向外发文的登记编号。发文字号的作用主要体现在以下几个方面:
(1)便于文件的发出。通过发文编号,使文件在文书部门挂号登记,文书部门就得履行职责按时将文件组织发出。
(2)便于掌握、统计发文的数量。大单位对外发文较多,一看发文编号就知道整个单位及部门向外发出多少份文件。
(3)便于查询和引用。
(4)利于保管的系统性。
编制发文字号的原则,新《条例》中明确规定:“发文字号包括机关代字、年份、序号;联合发文,只标明主办机关的发文字号。其具体要求是:①发文字号三个构成要素的排列顺序,应先是机关代字,其次是年份(书写时两面加六角括号),最后是发文顺序号。序号不编虚位(即1编为001,不加“第”字)。②党政机关的发文字号应以分开为宜。③在机关代字中应明确发文的含义,如“中发中办发”、党发”、“晋汾党发”等。④几个单位联合行文时,不应一文多号,而应只标主办机关的发文字号。⑤在同一地区,当有些机关发文字号的机关代字容易造成重复时(如某县的政府、政协、政法委三机关的代字都会编成“x政发”),要力求避免。⑥在机关代字中,要不要注明承办部门的代字,可视具体情况而定,如大单位可以考虑这样做,一般中、小单位就不甚必要。