索赔书、理赔书写作的三大原则要求
企事业单位索赔书、理赔书写作指导
（1）要恪守实事求是的原则
就实质而言，索赔与理赔是国际经济贸易发展过程中出现的“梗阻”现象，即交易双方在履行合约过程中出现了问题。因此，为使纠紛得以妥善解决，无论是索赔方还是理赔方在撰写文书时都首先必须坚持实事求是的原则，尊重客观事实，这是解决问题的前提和基础。索赔对对方违约的表述以及所造成损失的数据、金额等的交代必须真实确凿，绝不能夸大其词或漫天要价，那样既不利于问题的解决，又会对自身的声誉造成损害。理赔对有关争议事实的叙写也是如此，要从客观存在的实际出发，是就是，非就非，敢于承担责任，并依据有关规定及时做出赔偿。只有这样，才有利于交易双方在今后的继续交往与合作。
（2）要注意提供确凿有力的证据。
撰写索赔书和理赔书，无论是对违约事实的认定还是对索赔请求做出答复，都要注意提供切实有效的证据。提出索赔时，应当严格依据双方合同中的约定条款，以及《中华人民共和国经济合同法》《联合同国国际货物销售合同公约》和有关国家商法的规定，同时还要出具进出口商品检验或其他有关单位的检验证明等，以增强说服力。对有关赔偿数额的提出，也应如实说明计算的依据，绝不能流于笼统空泛。理赔文书的写作也是如此，对争议事实的认定以及提出理赔的意见和看法，特别是做出不予受理的决定时，更应提供充分的有说服力的证据，令索赔方接受和信服。不然，就会使对方产生疑惑或反感，甚至导致不应有的矛盾纠纷。
（3）用语要委婉得体。
由于索赔书和理赔书系属国际经济贸易文书，因此在语言表述上十分讲究委婉得体。写入索赔的语言，应力求真诚率直，既要摆事实，又要讲道理，措辞要灵活巧妙，语气要中肯，切莫因认为对方违约而使自身遭受损失即可使用一些过激言辞，更不能恶语相伤，那样反倒不利于问题的处理和解决；同样，写入理赔的语言，无论对索赔请求受理与否，都要使用委婉和谐的语句做出答复。而且确属己方责任的，在行文时更应体现出一种歉疚的语气，以坦诚相见的度赢得对方的理解和支持，使问题及时有效地得以解决。而使用轻率傲慢的语句，只能令对方反感，甚至激化矛盾。
