公文函写作中常见病例的分析与修改
一、对一份询问函的分析与修改
【原文】
xx日报社公函
xx函（xxxx）x号
xx日报社关于联系青年记者学习事宜的函xx大学：
为了提高我社青年记者的业务能力，我们决定从现有记者中抽出十五名青年记者，到贵校中文系新闻进修班脱产进修一年。从xxxx年xx月xx日开始，到xxxx年xx月结束。有关进修费用按上级有关文件规定缴纳。如果同意，希尽快函告我们。
xxxx年六月三十日（印章）
xx日报社人事处
xxxx年xx月xx日（印发）
【分析与修改】
本文存在的问题如下：
1.“公函”行文时，可不加“公”字，版头亦不用写“公函”
二字。在公务活动中使用的“函”，无“公函”和“私函”之分。
2.发文字号上的圆括号应改为六角括号。
3.发文字号与标题之间缺少一条红色反线。
4.正文第一句应删掉一些不必要的文字，修改为：“为提高我社青年记者的业务能力，我们拟选15名同志，到你校中文系新闻进修班脱产学习一年。”
5.最后一句：“如果同意，希尽快函告我们。”会使人产生疑问：如果不同意，是否就不必函告了呢？实际上，这类函对方无论同意与否，都是应该复函的。所以，“如果同意”几个字用得不准确，应改为“同意否"。
【改稿】
xx日报社文件
xx函[xxxx]x号
xx日报社关于联系青年记者学习事宜的函
xx大学：
为提高我社青年记者的业务能力，我们拟选15名同志，到你校中文系新闻进修班脱产学习一年。从xxxx年xx月xx日开始，到xxxx年xx月结束。有关进修费用按上级文件规定缴纳。同意否，希尽快函告我社。
xxxx年xx月xx日（印章）
xx日报社人事处
xxxx年xx月xx日印发
二、对两份问答函的分析与修改
【原文】
xx市XXXX办公室xx办函
（xxxx)xx号关于清缴各类机密文件的函
xx各委，办，处（局），公司：
根据省XX办公厅x办函（xxxx）xx号文件精神。为了加强保密工作，严防文件遗失，保证文件的安全，xx决定对xxxx年度XX、省、xx等上级各类机密文件进行彻底清缴。望各部门接此通知后，立即组织人员，将xxxx年度XX、省、xx等上级各类机密文件进行认真彻底清缴。并将清理出的文件列出清单，务于三月十五日前交办公室文档室，以便尽快归档立卷。
xx市XXXX办公室
xxxx年xx月xx日
xx市XXXX办公室
xxxx年三月四日印发
【分析与修改】
本文存在的问题如下：
1.版头不规范
版头横线中间的五角星应去掉。
2.正文结构不规范
主要是层次安排不当，开头两个介词词组后面应紧接着说干什么，然后再提出具体要求。
3.语言文字不规范
（1）主送标点有误，主送XX“xx各委，办，处（局），公司°
中，“委”“办”后的逗号应改为顿号。
（2）“根据省XX办公厅x办函（xxxx）xx号精神”一句，引文不合要求，应先引标题后引发文字号。
（3）“望各部门接此通知后”。“各部门”应改为“各单位”；“通知“应改为“函”。
（4）“望…….清缴”。“清缴”应改为“清理”。
（5）日期除成文时间用汉字外，其他均应改为阿拉伯数字。
【改稿】
xx市XXXX办公室xx办函
（xxxx]xx关于清缴各类机密文件的函
xx各委、办、处（局），公司：
根据省XX办公厅《关于……》（x办函[xxxx]xx号）精神，为了加强保密工作，严防文件遗失，保证文件的安全，xx决定对xxxx年度XX、省、xx等上级各类机密文件进行彻底清缴。望各单位接此函后，立即组织人员认真清理，并将清理出的文件列出清单，务于3月15日前交办公室文档室，以便尽快立卷归档。
xxxx年xx月xx日（印章）
xx市XXXX办公室
xxxx年3月4日印发
【原文】
xx省体育运动XX会关于询问比赛的函
xx市体委：
全省农民运动会各项目的比赛分散在各地举行，拟让你委承办篮球、田径两项目的比赛。能不能承办，请于8月5日前答复。
xx省体育运动XX会
xxxx年xx月xx日
【分析与修改】
本文虽简短，但问题很大。具体如下：
1.标题中缺少完整事由，从正文看，标题应为“xx省体育运动XX会关于询问举办全省农民运动会有关项目比赛的函"。
2.“能不能承办，请于8月5日前答复”一句，语气生硬，不够谦和。本句话应改为“能否承办，希于8月5日前答复”。
【改稿】
xx省体育运动XX会关于询问举办全省农民运动会有关项目比赛的函
xx市体委：
全省农民运动会各项目的比赛分散在各地举行，拟让你委承办篮球、田径两项目的比赛。能否承办，希于8月5日前答复。
xx省体育运动XX会
xxxx年xx月xx日
三、对一份批答函的分析与修改
【原文】
中国xx银行关于建设单位为动迁户建房问题的复函
xx省分行：
xxxx年建字xx号函收到。关于为动迁户建房问题，经与XX计委研究，答复如下：
一、因新建工程拆迁场地房屋后，建设单位需要为动迁户新建房屋时，其投资和建筑面积应按照设计文件规定的指标纳入基本建设计原有企业拆除房屋后，按原有规模进行建设，经当地计委同意后，可以不列入基本建设计划。但应按照有关规定，加强计划管理。二、用建设单位支付的迁移补偿费重建房屋时，是否按原规定再编制基建计划，可由省计委根据具体情况决定。但这部分基建投资应通过建设银行拨款，按照指定用途使用。
中国xx银行
xxxx年x年xx日
【分析与修改】
该份答复问题的函标题内容尚可，情况叙述清楚，理由说明充分，但也有如下两处小问题：
1.语句表达不通顺。“一、因新建工程拆迁场地房屋后，建设单位需要为动迁户新建房屋时.……”应修改为“一、建设单位因新建工程拆迁场地房屋后，需要为动迁户新建房屋时……
2.公文成文时间的“年”与“日”之间的“年”，应改为“月”。
【改稿】
中国xx银行关于建设单位为动迁户建房问题的复函
xx省分行：
xxxx年建字xx号函收到。关于为动迁户建房问题，经与XX计委研究，答复如下：
一、建设单位因新建工程拆迁场地房屋后，需要为动迁户新建房屋时，其投资和建筑面积应按照设计文件规定的指标纳入基本建设计原有企业拆除房屋后，按原有规模进行建设，经当地计委同意后，可以不列入基本建设计划。但应按照有关规定，加强计划管理。二、用建设单位支付的迁移补偿费重建房屋时，是否按原规定再编制基建计划，可由省计委根据具体情况决定。但这部分基建投资应通过建设银行拨款，按照指定用途使用。
中国xx银行
xxxx年xx月xx日
四、对一份商治函的分析与修改
【原文】
关于商治xxx同志调动工作事宜的函
xxxx制造厂：
我校xx学院xx系xx教研室xx同志，xxxx年从xx工业大学xx专业本科毕业，分配到我校任教师以来，工作认真负责，教学、科研都取得了显著成绩，于xxxx年被聘为讲师。
该同志一人单身在我校工作，家庭的其他成员全部住在你市，其妻xxx同志在贵厂工作。该同志不但夫妻分居两地，且上有体弱多病的母亲、下有不满周岁的儿子需要照顾。经该同志多次申请，我校领导研究，为解决xxx同志夫麦两地分居并照顾其家庭存在的特殊困难，我校同意该同志调往贵厂工作的要求。现特致函与你们商治，并请尽快函复。若贵厂同意考虑xxx同志的这一要求，接到你们复函后我们即将该同志的档案寄给你们审查。
xx大学人事处
xxxx年xx月xx日
【分析与修改】
该份商治函情况叙述清楚，理由说明充分，语句比较通顺，但文中的问题很可能会导致该函无人受理。这一问题是标题没有XX名称。该文属于平行XX之间的行文。相应地，行文XX是处级XX，主送XX也应为处级XX，即主送XX应为“xxxx制造厂人事处"。
【改稿】
xx大学人事处关于商治xxx同志调动工作事宜的函
xxxx制造厂人事处：
我校xx学院xx系xx教研室xxx同志，xxxx年从xx工业大学xx专业本科毕业，分配到我校任教师以来，工作认真负责，教学、科研都取得了显著成绩，于xxxx年被聘为讲师。
该同志一人单身在我校工作，家庭的其他成员全部住在你市，其妻xxx同志在贵厂工作。该同志不但夫妻分居两地，且上有体弱多病的母亲、下有不满周岁的儿子需要照顾。经该同志多次申请，我校领导研究，为解决xxx同志夫妻两地分居并照顾其家庭存在的特殊困难，我校同意该同志调往贵厂工作的要求。现特致函与你们商洽，并请尽快函复。若贵厂同意考虑xxx同志的这一要求，接到你们复函后我们即将该同志的档案寄给你们审查。
xx大学人事处
xxxx年xx月xx日
