函的种类与适用范围
一、函的概念
函是平行XX或不相隶属的XX之间，商治和联系工作、询问和答复问题时经常使用的一种公文文体。这种平行公文一般不具有指挥或指示的作用。但实际工作中，上下XX之间联系工作，询问、答复或通知某些政策性问题时，也往往使用函。这种函件则具有一定的指示性和指挥性。
二、函的适用范围
“函适用于不相隶属XX之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”。函的答复功能仅仅适用于不相隶属的XX之在公文的应用中，函的用途是比较广泛的。不相隶属XX之间商谈公务、接治工作，询问事情、征求意见，答复问题、请求帮助及告知情况、催办事务，等等，都可以使用函；向归口管理部门请求对某一事项予以批准，也可以使用函。函既可以在平行XX及不相隶属的XX之间使用，也可以在上下级XX之间使用。
三、函的种类
按函件的内容和作用分，函可以分为以下五类：
1.商洽性函：
商洽性函为XX（部门）之间联系和商洽工作时使用。这类函的正文一般有两部分：
（1）商洽缘由。写明发函的原因。
（2）商洽事项。明确提出所要联系和商治事项的具体内容，要注意写清对对方的要求和希望。
2.询问性函：
这类函为向对方询问有关问题，有时也可在简述某一事项，提出处理意见，请求对方给予答复时使用。正文一般包括两个方面：
（1）询问原由。说明询问的目的或原因，也可叙述有关情况，以使对方了解所询问问题的由来。
（2）询问内容。明确而具体地写明所询问的问题。
3.答复性函：
这类函为答复对方来函所询问的问题时使用。上级XX对下级XX一般性的请示，除批复外，也可用函给予答复。正文分为三个层次：
（1）告知情况。说明对方来函收悉，并在简要复述对方所询问问题或所提要求后，常用“经…….研究，现答复如下”等语来承上启下，过渡到下文。
（2）答复意见。针对来函内容，给予明确、具体的答复。
（3）结尾。最后以“此复”“特此函复”或“谨作答复”作结。
如果告知情况部分用了“现答复如下”，则可不写结尾。
4.委托性函：
这类函是在委托有关部门（单位）代办某些事项时使用。如各地XXXX经常用它委托有关部门代办一般性案件，或代查与一般性案件有关的某一情况。正文通常有以下三部分：
（1）委托原由。说明委托的目的以及所要委托代办或代查等项的基本情况。
（2）委托内容。说明委托代办或代查的具体要求及应注意的问题，包括时间限制、质量要求或数量指标等详细内容。
（3）结尾。一般写“以上事项，希大力协助办理（或查清）并请尽快回复”等语。
5.告知性函：
这类函是将某一事项或某些情况（包括办理受托代办事项的情况等）告知有关部门（单位）时使用的。
它与答复性函非常接近。它们的根本区别是：答复性函是答复对方所询问的问题，而告知性函则是告知对方代办或代查事项的情况。
这类函的正文通常有两部分：
（1）告知原因。说明制发本函的原因。
（2）告知事项。简要叙述告知对方有关事项的具体内容及应注意的问题。
无论写哪类函，都必须注意以下两点：
第一，一函一事，突出中心，有的放矢，及时准确。第二，直述原由，行文简洁，语言明快，措辞得体。
四、私函与公函的区别
私函的文字基本上较为随意，大多是怎么想就怎么写，直抒胸臆，较少人为地修饰。相对于私函的口语化，公函的语言显得更为书面化。公函一般不使用口头语言而较多使用诸如“均”“系”“暨”“特此函复”“收悉”等文言词和公文专用语。
公函中除了较少使用口语化的文字之外，一般也不能使用针对个人的寒暄用语。公函是谈论公务的信件，对所谈的问题要力求开门见山，不能绕圈子，更不能在讨论公务的文字中加入诸如“身体好吗”“工作顺利吗”之类的私人之间的寒暄用语。这类文字非但无助于工作的开展，相反还会使严肃的公文庸俗化。另外，在正式的公函中也不能用“此致敬礼”等私函常用的礼貌用语来结尾，而要用“特此函告”“特此函复”之类的公函专用语来收尾。如果是便函则可以用“此致敬礼”来收尾。
明白了公函与私函的区别之后，在拟写公函时就不能随意在公函中加入一些“热情洋溢”的文字，在阅读公函时，也不能因为来函的文字缺少私函式的“温情”，就因此断定发文者不近人情、难以合作。
