通知的写作格式与注意事项

通知的写作格式与注意事项

一、通知的写作格式

通知一般由标题、主送XX、正文、落款和日期构成。

1.标题：通知标题一般由发文XX名称、事由和文种三部分组成。有的还要根据具体情况写明“联合通知”“紧急通知”“重要通知”“补充通知”等。非正式文件处理的一般性通知，标题可直接标出文种。

2.主送XX：在标题下、正文前顶格写受文的单位或个人。

3.正文：通知正文包括通知缘由、通知事项、通知要求三部分。

不同种类的通知其正文的写作有所不同，下面分别说明。

发布性通知的正文一般很简短，写明发布的意义和目的，提出执行的要求。如果在题目和正文中已指明所发布的文件名称，也可在正文后不再注“附件”的字样，直接将所发布的文件附在通知后即可。

指示性通知的正文包括两个部分：一是开头部分写明通知的缘由，可以写当前存在的问题，发本通知部分的意义，也可以写：“特发本通知”或“特通知如下”转入通知的内容。二是内容大多采用分条列项法，具体地提出要求和措施、办法。指示性通知一般不单独结尾，以正文的完结而结束。

会议通知的正文要具体全面。一般包括：召开会议的XX、会议名称、会议起止时间、地点、会议内容和任务、参加会议的人员范围和人数、入场凭证、报到时间及地点、与会人员须携带的文件材料、其他要求事项等内容。

任免通知的正文比较简单，只要写清决定任免的时间、XX、会议或依据文件，以及任免人员的具体职务就可以了。

一般性通知所涉及的事项比较具体，正文主要交代要办什么事，什么时间完成和要求等，有的告诉受文单位一些事项，以便工作联系，及时办理。

4.落款和日期：在正文右下方写上发文XX名称和发文日期。一般来说，通知是下行文，不能向上级XX、同级XX和不相隶属XX发通知。但在实际工作中，有时通知的事项不需要自己的下级单位知道，同时也需要同级XX或不相隶属XX了解，通知送交上级XX和其他单位，而不必向它们另发通知。

写通知一忌啰唆，二忌条理不清，三忌无谓的客套寒暄。通知是一种简洁明确的公文，决不能用写私函的方式来写通知。

二、写作通知应注意的问题

1.熟悉通知内容

不同种类的通知，所要表述的内容是不同的，因此，要根据所发通知的类别，记述不同的情况。例如，拟写会议通知，必须熟悉和掌握会议的性质、类别、时间、地点、人数、范围、材料、事项、情况和要求十项内容。拟写规定性通知，必须熟悉和掌握有关规定的基本内容、目的、范围、界限、方法与要求六个方面的情况。拟写批语性通知，必须掌握有关的政策、法律，有关材料（文件）及其理论和实际等方面的内容。

2.运用适当的表达方式

通知的标题、目的、要求，应以说明式方法表述，按照事物本身所固有的顺序说明，或依照事物性质、类别分条逐一说明，要体现出明白、清晰、顺序严整的特点。批语性通知的正文部分，应进行必要的论证，用高度概括和抽象的语言，指出批语性通知的意义与贯彻的关键所在。

3.注意通知的语体色彩

通知所使用的语言属事务语体，这种语体有两个特点：一是文书习惯用语较多，如通知的起首语，常常习惯用“根（依）据”“按照"

“由于”等词，说明依据和缘由。二是注意语言的准确性，不能产生歧义。如通知中常用“遵照”，需要学习其经验或借鉴其文件精神的用“比照”“参照”等词，这些词在词义的轻重、范围和程度上不完全相同，要严格区别。非常重要的文件执行时用“遵照"，较为重要的文件执行时用“按照”或“参照”。通知的宗旨在于务实和行动，拟写时要详略得当，简明扼要。