公文的语言要求有哪些
公文不像文学作品那样需要较高的创造力，而一些文学造诣较高、文字功底好的作者却往往写不出符合要求的公文。究其原因，关键在于是否掌握了公文写作对语言的要求，这是写好公文的前提和基础。总体来看，公文写作的语言要求可以用以下几个词语概括，即“明白”“准确”“直接”“平实”“简练”“规范"。
一、明白
公文写出来首先得让受文XX看懂，这就要求把事情说清楚，文字表达清楚明白，文字表达不明白，公文内容就无法落实，也就达不到发文目的。
1.语言表达无歧义
文字表达清楚明白，首先要保证文字没有歧义，即一个词语只有一个明确的意思，不能有几种解释，否则就可能造成以下5种情况的出现。
★猜测某一种正确的意思：即歧义产生后，可以肯定两种解释中只有一种是正确的。例如”当时吴xx一边站着一个孩子”，就可能让人疑心有两个孩子，把“一边”改为“旁边"，就能消除歧义。
★两种解释都有可能：这种情况就可能导致无法理解公文的真实意图。如“这部作品译出了原著的风格和语言的一致性”，到底是原著的风格和语言相一致？还是所译出作品的风格和语言与原著的风格和语言相一致？
★附加语引起歧义：这里所说的附加语主要是指“的"字的使用不当。如“介绍英国的一部权威著作”，可以理解为这是一部介绍英国情况的权威性书籍，也可以理解为介绍的是英国的一部书籍。
★词语搭配不当产生歧义：词语搭配不当指的是主谓宾等对象的搭配不当，如“文物、旅游业的保护与改革”，而真实的表达意图是“文物的保护与旅游业的改革”，但前面的搭配则使得意图混淆不清。
★语意表述不全产生歧义：这种情况可能会使读者完全曲解原意。如“妇女在法律上已经平等”。字面上的意思是所有妇女在法律上是平等的，但实际上是说“妇女与男子在法律上平等”，省略了部分内容，就将意图完全改变。
2.用词易懂
公文中所使用的词语让人一看就懂，才能使人明白公文的意图，不能让人无法理解，这可以从以下3个方面着手。
★选常用词：生僻词不容易让人理解，也可能不容易使用，如“建立了菌等的干部选拔制度”，“跑等”一词是越级的意思，已很少使用，用在公文上不太合适。
★不乱用词：有些词语单看并不难懂，但乱拼乱凑就容易产生歧义，如“我们不安于这种不合理的幻觉统治”。“幻觉”易懂，“统治"易懂，但“幻觉统治”却让人感到莫名其妙。
★不生造词：公文必须是通用规范的语言，生造词语必然导致词义不清，语意不明，让人不易理解或无法理解。如某个函件中的内容为“雅启亲驾，散舍馈光”，这种生造词语不仅十分生硬、别扭，而且人们只能根据字面猜测其意，无法理解真实的意图。
二、准确
这里所说的准确是语言表达准确，是建立在不产生歧义、容易理解的前提下，要求用词恰当而准确。要尽量做到，除了这个词，任何其他词对这个事物的表达都不能这样确切、圆满，恰到好处。
1.分清词性
要做到用词准确，首先要分清词性，如动词、名词、形容词等，避免误用。具体到公文写作而言，主要应注意以下6点。
★名词不可误作动词：如“改善孩子们读书、写字、算术的环境”。“算术”是名词，这里误作为动词使用，如“让孩子面包”一样，缺少相应的动作。在“算术”前面加一个“做”字即可解决问题。
★动词不可误作形容词：如“在对外开放过程中，沿海和内地是分别的”。“分别”是动词，这里误作为形容词使用，不知道是想说明沿海和内地是有区别的，还是想说明沿海和内地分别怎么样，如果是前者，在“分别”前面加上“有”字即可解决问题。
★形容词不可误作动词：如“没有明确到病根”，“明确”是形容词，这里误作为动词使用，导致语句不通顺，解决此问题，只需在“明确"后面加上一个真正的动词“认识”即可。
名词不可误作形容词：如“他工作很模范”。“模范”是名词，这里误作形容词使用，将其改换为一个形容词就能解决此问题，如将“模范”改为“敬业”。
写作技巧
为保证语句意图不变，可以重新调整语句，如“在工作上他是大家的模范榜样”之类等。对公文而言，意图不变是很有必要的，不可因怕麻烦而简单更改词语，导致改变了原句想要表达的意图。
★形容词不可误作名词：如“为社会XX精神建设带来了高昂”。“高昂”是形容词，这里误作为名词使用，只需在后面加上”的士气”即可。
★副词不可误作形容词：如“他做过一度军校教员”。“一度”是副词，用在这里明显语句不通，可改为“一次”，或将“一度”提到“做过”之前。
2.辨明词义
辨明词义，目的是要选用最恰当、最贴切的词语，这一点对于公文语言表述的准确而言极为重要。汉语语义丰富，要表达某一事物的同义词很多，由于同义词的含义非常接近而又有着细微的差别，因此更加要重视所选词语是否准确。具体来看，选词要注意以下几点。
★轻重不同：主要指的是语气的轻重不同。如“称道”和“称奇”，前者是称赞；后者是称赞奇妙。“称奇”比“称道”的语义更重。
如“没想到失去了双手，竟能凭双脚完成这一篇优秀的文章，实在是一件令人喷喷称奇的事情。”这里就应该用“称奇”加强语气。��范围不同：主要指词义覆盖的范围不同。如“目前”和“日前”，前者指说话的时候；后者指几天前。如“河道被洪水冲毁，目前仍在抢修当中。”这里应该使用“目前”来强调修复工作的急迫。
★适用对象不同：主要指的是适用对象有上下、内外等区分。如“馈赠”和“捐赠”，前者是赠送礼品；后者是赠送物品给XX或集体。如“中国26年来粮食接受联合国捐赠的历史画上了句号。”这里用“捐赠”更为准确。
★感情色彩不同：主要指的是义词、中性词、贬义词的语体色彩不同。如“瞻造”和“编造”，前者指凭主观的想法编造，是贬义词；后者是把资料组织排列起来。如，“在改革开放的新形势下，我们仍然要从实际情况出发，从中探索出固有的而不是臆造的规律。”这里应该使用贬义词“臆造"，来和“固有”形成对比。
★行动角度不同：主要指的是主动和被动的不同。如“受权”和“授权”，前者是接受；后者是授给别人。如，“就此事件，我社受权发表声明。”这里是接受XX或上级委托有XX做某事的意思，因此应该用“受权”。
★人与物不同：主要指的是某些词语只能适用于人，不适用于物。如“感到”和“遇到”，前者只能适用于人，后者可以用于人或物。如“我省今年遭受严重水灾，使农业生产遇到极大的困难。”这里只能用“遇到”一词，而不能用“感到”。
三、直接
公文的一个基本特点是产生现实效用，一方面由于是为某种实际需要而制发的，因此针对性极强；另一方面则必须在现实中发挥作用，因此时间性极强。这就决定了公文语言表达的直接性。无论是记叙、说明还是议论，都必须开门见山，直截了当，一针见血，让受文者迅速了解到公文的目的。
1.语意直接
公文语言表达的直接，首先要求语意的直接。一句话或一段话所要表达的意思是直接的，不要迂回前进，绕一个大弯才吞吞吐吐地道出本意。例如，本意是向东走，却不直接讲应该向东，而说向西如何不好，向南有何困难，向北后果如何严重。言外之意是向东好。文学作品的语言可以如此表达，使读者有想象和回味的余地。但公文则必须直接表达意图，只有这样，受文者才能对公文内容准确地加以了解，并贯彻落实。
2.词义直接
公文语言表达的直接，其次是指词义的直接，也就是说，词语本身就有一个最为直接的概念，使用时应该直接使用，而不要引申象征某种含义。如，“尽管工作异常艰苦，但他时刻都在想着如何回报母亲。”这里的“母亲”是指祖国，并非自己“妈妈”。但这样使用，受文者容易理解为“回报自己妈妈”，直接将“母亲”用“祖国”替换即可。
四、平实
平实就是平易、实在。平实也是公文语言的一大特色，是由公文的XX性和实用性所决定的。
1.感情朴实
公文语言的平实，首先是感情的朴实。公文所使用的语言一般不带强烈的感情色彩，语调较为平直，多为理性的语言。公文语言所表达的是事物的质和理，因此公文的语言表现为一种“理智”，而文学作品语言更多地则表现为一种“感情”。如，“我们要学习x同志所具有的远大的理想、坚强的意志、无私的胸怀.……”这些语言是一种“理性”的语言，感情朴实，语调平直，具有确定性。如果改为，“我们要学习xx同志所有具有的海蒸般的理想，青松般的风格，大海般的胸怀……”这样的语言可以给人以联想，激发想象，但却带有不确定性，不适合公文写作。
2.用词朴素
公文语言的平实，其次是指用词的朴素。公文应当使用平易、浅显、通俗的词语，不追求华丽的词藻，避免过分的修饰，防止形式XX的修辞手段。如，“我们怀着无比激动、无比崇敬、无比兴奋、无比自豪的心情，在这里举行空前热烈、空前盛大、空前隆重、空前美好的大会，欢迎从浴血奋战的前线凯旋的最亲密、最可爱、最真挚的战友，怎能不让人热血沸腾、群倩激奋、汹涌澎湃、斗志昂扬！”这个讲话稿连续使用了3个排比句，显得做作而虚假，反而弱化了为祖国拼杀的战士凯旋而归的壮烈场景。
3.不要过多地引经据典
前面说过，公文可以通过引经据典来证明论据论点，但要注意的是，不管哪种公文，都要做到雅俗共赏。过分地引经据典地说明自己的观点，则会适得其反，有卖弄学问、故弄玄虚、华而不实之嫌。一般而言，引经据典仅限于一些事务性公文中，如领导讲话、调查报告等文种。在通用性公文中一般不宜引经据典，特别是“请示””命令”“通告”“批复”等这些庄重严肃的文种，是绝对不能使用的。
五、简练
公文的针对性、时效性极强，因此它的拟制和处理都需要快速度、高效率地进行，所以，语言表达的简练对公文也十分重要。
1.简化结构
公文语言的简练，首先是语言结构简单。一般都是单句多，复句少；短句多，长句少。如，“任何人不得非法拦截军车。XX的行动任何人不得干预。如果有人不听劝告，后果自负”。这一段话三十几个字，三个分句，都是单句，也都是短句，一句一层意思，简单明了。公文的写作，推荐多采取这样简单的语言结构来简洁地表达意思。又如，“我们的工衣群众就是无比可爱的，可是这里我想说的是他们的子弟，那些拿起枪来献身革命斗争的工农子弟，那些用马列XX、XXX思想武装起来的战士们，我感到他们是最可爱的人”。这一段话用了八十几个字，由三个分句组成三句重复句。“可是我这里想说的是他们的子弟”“那些拿起枪来献身革命斗争的工农子弟”“那些用马列XX、XXX思想武装起来的战士们"，是一种复句形式，都是从不同侧面在说工农群众的子弟。散文可以这样写，因为是为了“欣赏”，公文却不允许这样写作，因为公文需要语言的“实用"。
2.杜绝堆砌
公文语言的表达极为准确、直接，因而也必须极为简练。不能为了卖弄，或者故作高深，不管有用无用，不负责任地将一些“漂亮”词语、“新名词”堆在一块，扑朔迷离，让人看了眼花缭乱，不仅浪费时间，也使发文者的真正意图无法正确传达给受文者，妨碍对公文的迅速办理。如，“要在领导XX和XX群众之间建立起十分有效的、能充分发挥作用的、切实产生实际效果的、构成网络循环体系、立体交叉输导的、多渠道的联系”。这句话明显是词语堆砌，阅读起来非常费力，让人反感，不如直接简化为“在领导XX和XX群众之间建立起广泛有效的联系”来得简练实用。
3.避免重复
公文写作中主要应该注意以下两个方面可能出现的重复。
★词语重复：即在一句话中重复使用词语。如“新种的成熟期比旧种早熟十天”。主语部分的“成熟”与谓语部分的“熟”不仅是用词的重复，而且语法上也出现了错误，“成熟期”是时间，时间不会“熟”。可去掉“成熟期”，也可去掉后面的“熟”字。再比如，“他用目不转睛的目光看着他”，这句话中“目”字使用重复，只需写成“他目不转睛地看着他”即可。
★语义重复：即在一句话或一段话中，要表达的语义重复了。如，“他们不可以也不应该阻止我们的前进”。“不可以阻止”和“不应该阻止”意思相同，不必重复表达。又比如，“一年来的改革实践取得了显著成绩，收到了巨大效果”。“取得了显著成绩”与“收到了巨大效果”两句话的意思相同，只留下一句即可。
4.去除赘余
赘余是指语句里出现了多余的词语，虽然表面上看并不重复，也不是堆砌，但都是无意义的，去掉后完全不会影响语义。如，“我们预先有计划有准备地把8个场地都清理干净”。“计划”“准备”必然在事前，“预先”在这里就显得多余了，应该删去。文章写得好，叫要言不烦"，文章写得不好，叫“烦而无当"。公文更是这样，应该以简洁为贵。
六、规范
公文是用来处理公务的，具有强制力和约束力，这种强制力和约束力表现在语言上，就是规范。公文通过规范来体现出处理公务时必须持有的严正立场和严素态度。
1.用规范化的书面语言
公文的语言讲求庄重严肃，一般不能使用口语、歇后语等，只能用现代汉语规范化的书面语言，特别是命令、指示、决议等指令性、法规性很强的文件，更是如此。如“改革开放后，农民的收入像芝麻开花节节高一样，一年比一年更高，日子一年比一年越过越好，就像吃甘蔗一样越吃越甜”，这段话是为了表现改革开放后农民的生活现状，但非常口语化。如果改成规范化的语言，如“改革开放后，农民的收入年年增加，日子越过越幸福”，就显得更加庄重、严肃。
2.用规范化的公文专用语
在长期办理公务的实践中，已逐渐形成了一套常用的公文专用语，并且已基本超于规范。公文专用语言简意赅，用于表达公务活动中的有关事宜，使用位置相对固定，其在公文语言中占有重要地位。
如下级向上级写“请示”或“报告”时，要用祈请而恳切的语气，以示对上级的尊重，并体现出上下级之间的关系。绝不能用命令的口吻，这就成了要求上级必须按自己的意见办理，当然更不能出现威胁上级之类的词语。反之，上级对下级的行文，如“命令”“决定”等，在提出措施或要求时，就需要具体而明确，语气则要坚决、果断，以示上级的严正立场和要求下级执行任务的坚决。再如平行XX或不相隶属XX之间的行文，如“函”等，其语言则要委婉、诚恳、平和、礼貌，要以询问商洽的方式向对方表示自己的意图，以求得到对方的理解与支持。
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规范公文写作，首先要抓住本质，表述准确；要删繁就简，善于概括；更要平实质朴，谨慎修辞；也要庄重得体，规范严谨。作为一名合格的公文写作者，要想熟练拿握公文写作的一般技巧，就要在平时的公文写作中多多观察，在实际写作中不断规范自己的公文写作语言。
