索赔书、理赔书结构写法与注意事项
◆写作要领
索赔书和理赔书（又称索赔函和理赔函）是两种具有对应关系的重要国际经济贸易文书。其中索赔书是指交易中的任何一方认为对方不履行或未正确履行合同规定的权利和义务，向对方提交的要求赔偿损失或其他权利的书面材料；理赔书则是接到索赔书的方对遭受损失一方所提出的赔偿请求予以受理所制作并使用的书面材料。
在国际经济贸易中，索赔书和理赔书的写作至关重要。它们的政策性、业务性很强、涉及面也很广，其写作质量的高低直接影响到对索赔和理赔事件的处理和解决，甚至关系到国家的权益和信營。因此，必须充分重视这两种文书的写作，认真研究和把握其基本的拟制模式和技巧，以适应实际需要。
一、结构与写法
索赔书和理赔书作具有对应关系的组文书，其结构模式大体相同。一般而言，应当由如下几个部分组成：
1.标题
标题是文书的眉目，要写得明确、显豁。一般应写明索赔与理赔的理由和文种名称两项要素，让人一目了然。例如《300台机床生锈索赔函》《480双训练鞋数量不足理赔函》等。值得注意的是，此类文书的标题中对事由的拟制一定要做到明确具体，力避含混隐讳。对机床和训练鞋的数量在标题中直接表明，醒目突出，给人以深刻印象。
2.编号
索赔书和理赔书的文书编号，相当于法定公文中的发文字号，应载明单位代字、年份、顺序号三个要素，例如“x字x第x号”；有时亦可直接标明顺序号即“编号：NOx×x"，以归简易。编号的位置在标题的右下侧。
3.致送对象
致送对象是索赔书和理赔书不可或缺的项目，相当于法定公文的主送机关。应在标题之下左侧顶格标明索赔和理赔的对象名称，要写其全称或者规范化简称，以示庄重、严肃。
4.正文
正文部分是索赔书和理赔书的写作重心，必须着力写好。一般应分这样几个层次进行表述：首先，要用简明精要的语句概述事情的缘起或转述对方来函的内容要点，以此作为行文的依据，并能引起对方注意。其次，要占用重篇幅对索赔的理由或者对双方争议的看法作出表述。其中索赔对索赔理由的陈述，一定要紧密结合双方所签订的合同条款规定，以此为依据来具体指出对方当事人的违约事实，并要提供相应的证据，以增强说服力。就理赔书而言，则应对索赔所述事实作概述，加以扼要的分析和评议，并具体说明自身的态度和意见。再次，在上述内容的基础上，进一步提出索赔或者理赔的要求和意见。要注意要求和意见的合理性和可行性，以能够切实解决问题为基本原则。
在结构布局上，由于索赔书和理赔书所涉及的内容事项往往比较集中单一，因此通常采用篇段合的形式。内容较为复杂些，则应分段列明。
5.结尾
索赔书和理赔书的结尾一般应当表明如下几项要素：
（1）结束语。索赔书可写“侯复”、“谨祝商安”等，也可用简要语句表示今后加强合作的意愿；理赔书则一般写明“此复”、“特告”等，也可表示今后进一步合作的愿望。
（2）落款。即发出索赔书或理赔书的单位名称，要写全称，以示庄重、规范。
（3）日期。即发出索赔书或理赔书的具体时间，要写公元全称即xx年x月x日，不能随意省略。
二、写作指导
1.要恪守实事求是的原则。
就实质而言，索赔与理赔是国际经济贸易发展过程中出现的“梗阻”现象，即交易双方在履行合约过程中出现了问题。因此，为使纠纷得以妥善解决，无论是索赔方还是理赔方在撰写文书时都首先必须坚持实事求是的原则，尊重客观事实，这是解决问题的前提和基础。索赔对对方违约的表述以及所造成损失的数据、金额等的交代必须真实确凿，决不能夸大其词或漫天要价那样既不利于问题的解决，又会对自身的声誉造成损害。理赔对有关争议事实的叙写也是如此，要从客存在的实际出发，是就是，非就非，敢于承担责任，并依据有关规定及时作出赔偿。只有这样，才有利于交易双方在今后的继续交往与合作
2.要注意提供确凿有力的证据。
撰写索赔书和理赔书，无论是对违约事实的认定还是对索赔请求作出答复，都要注意提供切实有效的证据。提出索赔时，应当严格依据双方合同中的约定条款，以及《中华人民共和国经济合同法》《联合同国国际货物销售合同公约》和有关国家商法的规定，同时还要出具进出口商品检验或其他有关单位的检难证明等，以增强说服力。对有关赔偿数额的提出，也应如实说明计算的依据，决不能流于笼统空泛。理赔文书的写作也是如此，对争议事实的认定以及提出理赔的意见和看法，特别是作出不予受理的决定时，更应提供充分的有说服力的证据，令索赔方接受和信服。不然就会使对方产生疑惑或反感，甚至导致不应有的矛盾纠纷
3.用语要委婉得体。
由于索赔书和理赔书系属国际经济贸易文书，因此在语言表述上十分讲究委婉得体。写入索赔的语言，应力求真诚率直，既要摆事实，又要讲道理，措辞要灵活巧妙，语气要中肯切莫因认为对方违约而使自身遭受损失即可使用一些过激言辞，更不能恶语相伤，那样反倒不利于问冋题的处理和解决；同样，写入理赔的语言，无论对索赔请求受理与否，都要使用委婉和谐的语句作出答复。而且确属己方责任的，在行文时更应体现出一种谦疚的语气，以坦诚相见的态度嬴得对方的理解和支持，使问题及时有效地得以解决。而使用轻率傲慢的语句，只能令对方反感，甚至激化矛盾。
