语句简洁是公文语言的基本要求
所谓语句简洁就是语句简练、干净、言简意赅，即以最少的文字表达尽量多的内容。对公文来说，要用最精炼的书面语言表述清楚行文事项。简明的前提是准确明白，在明白的基础上越简单越好，这样可以提高收文机关的办事效率，减轻机关工作的压力。
要做到语句简洁，应当注意以下几点：
①叙事直截了当。
公文与文学作品不同，属应用文的范畴，讲求的是直截了当的表达方式，不需要设置悬念，重在能让读者一目了然。而要想做到直截了当的表述，应把握如下几点
第一，拒绝文学笔法。在文学创作中经常会用到很多不同的表达方式，而这些表达方式通常都不会出现在公文写作中。只有拒绝文学笔法，公文在写作的时候才能够直截了当
第二，拒绝套话。有些文秘经常会在公文开头处这样写：“根据……的部署，按照…安排，在…的领导下，取得了……成绩”。这些话除了显示出理解上的周全之外，对于公文中的行文事项根本没有实质性的作用。因此，要想叙事直截了当，就一定要摒弃套话。
第三，拒绝怪僻生涩的词语。在写作公文的时候，使用的语言应当浅显易懂，而不应选用生僻难懂的词语。例如“魑魅魍魉”“蕤等词语就不宜出现在公文中。
②句式长短适宜。
一篇好的公文其句子应当是精炼的，公文中最常用的句子，是结构较为简单的陈述句。通常而言，这种句子可以多用短句，少用长句、复句，以求简洁明快之效。如果需要用到长句和复句，那么应恰当使用标点符号来表示停顿，以免出现句式拖沓的现象，令读者费解。
③词语力求精练准确。
为使行文简洁，公文中可以使用在其他语体中极少使用的单音词、文言词等，如“速”‘盼”“悉”“均”等同时，还可大量使用四字格词组，如“关停并转”“国两制“军民共建”等，这样可以将复杂的东西简化，不仅没有缩减原意，还使文章显得十分紧凑精炼。
④公文篇幅力求简短。
公文篇幅力求简短是指在保证行文事项明白的前提下，尽量压缩文字，缩短公文篇幅。在公文写作中，最忌讳的就是短话长说。只有尽量缩短公文篇幅，才能适应机关工作的快节奏和高效率的需要，同时这也是保证公文质量和效用的实际需要。
