通知的写作格式及构成部份

通知的写作格式及构成部份

通知一般采用条款格式行文，内容简明扼要，收文机关在收到文件后一目了然，便于其遵照执行。通知的格式一般包括标题，主送机关，正文，落款和日期。

（1）标题

如果是非正式文件处理的一般性通知，标题一般写在第一行的正中，可以只写“通知”二字，如果是遇到重要或是紧急事情时，则可以在“通知”前加“重要”或“紧急”二字，这样能引起收文机关的重视，也可以在“通知”前面加制发机关的名称或者通知的主要内容。

（2）主送机关

主送机关多位于标题下方左侧顶格处写，通常要标明主送机关的名称。如果是在机关内部行文，或者因通知事项简短，内容单一，主送机关明确的，在书写时就可以省略主送机关的称呼，直起正文。

（3）正文

正文应当在主送机关下方另起行，空两格书写。

通知的正文通常包括通知缘由、通知事项和通知要求。正文因其性质不同，内容也不同。下面分别进行说明

①指示性通知。

指示性通知的正文包括三部分：

第一，通知缘由。简要说明为什么要发布这一通知布置工作。通常先写明原因，其中包括这项工作的重要性、以往的成绩、现存的问题，由此引出解决问题的必要性；再写目的，其惯用句式为“为......现就有关问题通知如下”，这样一来就能够顺利地过渡到正文的第二部分—通知事项。

第二，通知事项。这一部分是指示性通知的主体，条理一定要清晰，语句一定要准确，这样才能写清楚所布置工作的内容、做法及要求。如果内容较多，就应该逐项列出，每一项的内容都必须明确集中，而且每项之间都要有一定的内在联系。如果篇幅很长，那么还要注意用好小标题或者中心句，以突出重点，方便收文机关阅读

第三，通知要求。指示性通知通常不会单独结尾，而是以正文的完结而告终。指示性通知在正文结尾时的惯用语大多是“地方各级人民政府要…或者“各有关部门要……之类的句式

②转文性通知。

转文性通知的正文有两种写法第一种，简式写法。这种写法通常只有一个自然段或者几十个字，其中包括了转文的原因、依据或目的以及转文的要求。

第二种，繁式写法。这种写法是在简式写法的基础上，增加至少两层的意思：一是强调被转文件所涉及工作的重要性；二是对贯彻执行被转文件提出更有针对性、更为具体的要求，如果所提要求内容较多，可以通过分条列项的方式来写。

当然，这种总结只是对—般写法的概括。在写作中，还应该灵活地把—般写法与实际内容结合起来安排结构

③事务性通知。

尽管事务性通知的用途广泛，但是其内容十分琐细，因此为方便收文机关的阅读和了解，文秘工作者在撰写时一定要从实际出发，缜密思考，清晰表达。通常来说，事务性通知的正文由以下几部分构成：

第一，通知缘由。这里主要是写明通知的背景、根据或者目的。

第二，通知事项。如果内容较多，可以分条进行表述。

第三，通知结尾。使用要求、说明式尾语或专用尾语都可以

④任免通知。任免通知的正文通常包括两个部分第一，任免的依据

第二，任免的事项。

（4）落款和日期

在正文右下方写上发文机关和发文日期。