如何安排好公文结构呢？
我建议，要把握好三项原则，即层次清晰、段落衔接、内容照应。先讲层次清晰。所谓层次，是指公文的组成部分的顺序安排。安排层次要注意做到突出主旨，顺序合理，避免交叉，层次清晰、眉清目秀。
在层次的安排上，一般有以下三种方式。
一是总分式。即先总后分的形式。开头作总述或综述，接着分别叙述有关事项，最后小结或提出要求。总分式的具体内容安排是：开头对全文内容作总的概括，或简述有关事项的根据或缘由；之后重点分述各有关事项，根据前后、因果、重轻顺序，平行并列叙述；结尾用强调式、升华式、号召式、无尾式或惯用语结束。这种形式在公文中使用的比较普遍，如请示、决定、意见、指示性通知、会议通知综合性报告、议决型会议纪要等，常用这种形式。法规性公文也基本属于这种形式。
二是递进式。各层次内容层层推进，前后层次有一定关系。递进关系有多种多样，如由表及里、由点到面、由浅入深、由感性到理性等。专题报告、情况通报、工作总结等常用这种结构形式。总分式的分述内容有的也用这种形式
三是时序式，也叫贯通式。即按事物进程、时间推移来安排结构。叙述的内容如果是一个完整的事件或过程，可用这种形式。此种结构形式常用于情况报告、事故报告、调查报告等。
再讲段落衔接。所谓段落，就是公文结构的基本单位，也叫自然段。它一般小于层次，往往几个段落才构成一个层次，有时也等于层次，即一个段落就是一个层次。衔接指的是层次之间、段落之间的连接和转换，起承上启下的作用。
公文的段落划分和衔接要把握以下几点：
一是在段落划分方法上，可以按中心意思（主旨）、条项内容（同类事项、问题和观点）、事物发展阶段等来划分，具有相对独立性的部分或过程中的具有相对独立的阶段划为段。
二是每个段落应准确、简洁地表达一个完整的意思，避免内容零散、杂乱。
三是句子、段落之间的组合要有序、合理，注意上下段落间的联系，避免出现逻辑上的跳跃和断层。
四是公文的段落应长短适度、匀称得当，不能过于冗长、累赘，特别是请示和法规性公文的段落要力求简短、清晰。
五是公文的衔接需要过渡词、过渡句、过渡段，运用过渡手段进行衔接，常见于内容转换时和由总括到分述时。做到各个部分之间“前后连贯，气脉相承，通篇浑然体”，这就是好的过渡。过渡一般采用关联词、引文、小标题、序数词等进行过渡。
再讲内容照应。
照应就是公文的题文、前后内容要关照和呼应，以加强公文的前后内容联系，增强公文的整体感。常用的照应方法有种：即题文照应、前后照应、首尾照应。题文照应是公文写作的基本要求之一，要做到这一点，关键是公文的标题要鲜明揭示公文的主旨，内容要紧扣标题，即通常所说的题文相符，不能“离题万里”前后照应就是前面说的内容后面要有着落，后面写的事项前面要有交代。首尾照应就是首尾遥相呼应，以引起读者的思索和回味。
