格式规范是公文写作的重要要素
看一篇公文，我们最直接接触到的是它的外在形式，也就是它的格式。
公文格式，是公文的规格样式，即公文各组成部分在页面上的呈现形式，也叫公文的外部组织形式。
格式是公文非常重要的一个要素。因为公文作为一种应用文，和诗歌、散文等自由式的文学作品不一样，它是一种高度程式化的文体在长期的实践中，形成了独特的写作格式和一套制发规范，它是规范化、标准化的，并用国家法规予以规定，各级各类机关、事业单位和人民团体，都要共同遵守，不能另搞套，各行其是。
不仅是我们国家现行公文体系，古今中外的公文都有比较明确、细致的格式规范。老一辈革命家非常重视公文写作工作，他们也同样关注公文的格式问题，许多公文格式是他们确定下来的。
公文格式规范还有一个内在要求，就是文种使用要怡当。南北朝时期的文学评论家刘勰在《文心雕龙》中说：“章以谢恩，奏以按劾表以陈请，议以执异”，就是说不同的文种，它的目的和功用是不样的，不能搞混淆了。
不同种类的公文除了作用不同外，还要体现发文机关与受文机关之间关系的不同。例如，有的文种具有指示功能，适用于上级机关向下级机关行文，如决议、决定、指示、批复；有的文种具有陈述呈请的功能，适用于下级机关向上级机关行文，如请示、报告；有的文种具有周知功能，适用于公开发布或在一定范围发布事项，如公报、通报；有的文种具有规范功能，适用于对特定范围的工作或事务制定具有约束力的行为规范，如条例、规定。如果不加以分辨，就容易陷入不知而盲的境地。
错误使用文种，会造成行文关系的混乱，影响公文效能的发挥。我们假设，有人写公文时不分文种，把本来应该作出指示和形成重要意见的决议写成了广而告之的通报，或者把给上级的请示写成了报告，或者如有的人一样把请示报告连缀在一起，那这些无疑都会成为笑话，影响工作。
