公文格式规范的三个基本要求

公文格式规范的三个基本要求

公文格式规范性如此重要，因此，它也应该是公文写作者的入门基本功，一些常见公文的标准格式应该熟稔于心，并且在实际工作中严格遵守，不能容许自己写出不合格式的公文来。接下来，我们简要说一说格式规范的基本要求。

公文格式规范主要包含以下三个方面的主要内容。

第一，公文的组成要素及其标注标准。即公文书面格式的构成要素，如份号、密级和保密期限等，以及这些要素在页面上的排列顺序和标识规则、标识位置。

第二，承载公文的介质标准，包括两个方面，一是纸张要求，即公文用纸的主要技术标准。公文用纸幅面一般采用A型，而且在公文版面、页边与版心尺寸上都有规定；二是排版和印制要求，包括排版的字号规格、印刷装订和图文颜色要求等。

第三，公文数据的表现形式，包括公文中的文字、外文字符、表格、标点符号、计量和数字等的使用规范等。

如果用一句话来概括公文格式的规范要求，我们可以这样说：要素齐全无赘疣，位置得当无偏差，版式正确不混淆，首尾相符不矛盾。

经常写作公文的人，一定都看过中共中央办公厅、国务院办公厅于2012年4月16日联合发布并于2012年7月1日实施的《党政机关公文处理工作条例》[以下简称《条例》（2012）〕，以及由中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局、中国国家标准化管理委员会于2012年6月29日联合发布并于2012年7月1日实施的《党政机关公文格式》国家标准（GB丌T9704—2012）〔以下简称《格式》（2012）〕，这些文件规范对党政机关的公文文体、文面格式和版面形式做了详细、严格的规定和解释。

这些文件是国家法令和国家标准，公文写作必须依照这些特定模式进行，任何机关和单位不能各行其是，独出心裁，另搞套，否则，不仅有损发文机关的形象，而且更重要的是会给工作造成损失。

《条例》（2012）对公文格式作了明确规定，指出：公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等18个要素组成。这18个要素按其所在的位置，又可分成眉首（文头）部分（前6个要素）、主体部分（中间9个要素）、版记（文尾）部分（最后3个要素）。眉首部分位于公文首页上部，一般占整个页面的1/3左右。主体部分位于眉首部分以下，版记部分之上。版记部分位于公文最后一页下端，其中，印制版记包括印发机关、印发时间两个要素。《条例》（2012）还明确要求，公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。这些都是公文写作的“硬性”要求，需要认真掌握，学透弄懂用好，严格遵照执行，避免发生错误，闹出笑话。

《条例》（2012）规定了决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要15个文种的撰写规范。大家可以结合自己的实际工作，去参照、学习和消化。