办公室公文中的实例运用要求
对于情况报告、工作总结、调查报告等办公室公文,往往都会加入一些实例来进行佐证,使行文的观点或结论更加明确突出,更具说服力和论证性,同时还可以有效避免行文抽象、枯燥在办公室公文写作中使用实例时,可以从真实性、准确性、典型性、针对性和生动性上加以把握。
1.真实性
真实是运用实例的基础和前提,不真实的实例会失去其存在的意义和价值,造成不良影响和难以预料的损失。把握实例的真实性,应注意以下两个方面
(1)实例必须是现实生活中客观存在的,而不是公文写作人员为某种目的随意杜撰的
(2)实例必须反映客观事物的本质,而不是个别、偶然的表象
2.准确性
实例的准确性,就是要保证实例确凿无疑,可靠无误。特别对于工作报告、工作总结和调查报告等公文,在汇报工作、反映情况、总结业绩时,更需要有准确的实例提供支持。无论是对人物言论的记述,还是对事件物质的表达,实例都要有问题或事件发生的时间、地点过程、起因、结果,并且有关的数字、名称等必须佳确。而要想做到实例的准确,可以从以下两个方面着手。
(1)必须具有较强的语言表达能力,能够用简明扼要的文字将所获取的实例恰如其分地表达出来,必须与客观实际相吻合,不容出现差错
(2)要求公文写作者必须深入实际,注重调查研究,力争运用第一手材料。只有在真实的前提下,才能保证事例的准确性。如果是间接材料,则需要反复核实,确保材料的真实性后,才能保证材料的准确性
3.典型性
在办公室公文写作中,使用的实例必须典型,否则就缺乏说服力所谓典型,就是具有某种代表性的、能够集中反映一般事物本质和规律的东西。典型不只有正面的、先进的、积极向上的,也有反面的落后的等。如果不考虑典型性,那么公文中必然会充斥过多的实例这样就会严重影响公文想要表达的核心内容。只有坚持实例的典型性才能在众多实例中,通过比较分析的方法,选用最有代表性、最能说明问题的实例,这样才能发挥实例在公文中的作用
4.针对性
针对性指的是实例的运用必须针对行文的观点或结论来进行,缺乏针对性,就不足以说明问题。由于公文中的实例是为说明、印证所提出的观点或做出的结论服务的,因此对于实例的选用,自然必须紧紧围绕观点或结论进行。没有实例的支持,观点或结论只能是空洞抽象的说教,不仅难以令人接受,也难服人心
5.生动性
选择生动的实例,可以提高办公室公文的吸引力和可读性,让其中的内容更易被人接受。生动性不代表需要在实例上刻意渲染、铺陈而只需要将事实客观、准确地描述出来,就会给人以生动之感。当然要想使实例富有生动性,公文写作者就应当具备较高的语言表达能力和逻辑能力,能够很好地组织语言,并能准确、具体地还原事情的来龙去脉