办公室公文中关于汉字数字与句式的规范问题
汉字的不规范问题
汉字使用的不规范问题在办公室公文写作中普遍存在，这在很大程度上影响了公文的质量和效果。使用汉字时，可以从以下几个方面来入手，尽量达到规范化用字。
◆不用紫体字：自国务院发布《关于公布〈汉字简化方案〉的决议》后，繁体字的使用范围就逐渐受到限制，只要是面向公众的社会用字就必须规范化，使用国家正式公布的简化字。对于办公室公文写作而言，更应该以国家正式公布的简化字为准，不能出现繁体字
◆不写异体字：异体字指的是字音和字义相同，但字形不同的一组字，比如“淚”字就是“泪”字的异体字，可以理解为与规范的汉字同音同义而写法不同的字。在办公室公文写作中，也应该杜绝这些不规范的异体字
◆不滥造简化字：日常书写汉字时，有的人为了方便而人为地简化字形，这类字就称为简化字。在办公室公文写作中，不能使用自造或滥造的简化字，以保证内容的识别率，进而保证公文的质量和效用。
◆警惕错别字：汉字是形、音、义的高度统一体，在书写时必须认真把握它的基本笔画、笔顺规则以及偏旁部首和间架结构，注意分辨多音字、同音字、形近字和多义字，读准字音，认清字形，了解字义，做到正确使用
数字的准确格式要求
数字也是办公室公文很重要的组成部分，同时也是出错率较高的对象。准确、科学地使用各种数字是办公室公文写作的一项重要内它也关系到公文的质量和办文效率
公文用到的数字，一定要认真检查，仔细核实，确保前后一致避免相互矛盾。如计量单位要一致等。同时，数字的书写和使用也要保持统一，严格按国家相关规定执行，对于同样的数字，按规定应当使用汉字书写的就不能随意更改为阿拉伯数字，反之亦然。哪些情况下用汉字数字，哪些情况下用阿拉伯数字，这是有规定的，具体可以参考以下几种情形
（1）使用阿拉伯数字时，每两位数字占1个汉字的距离，同一组数字不能断行显示，如表示年份的“2016应同时在一行显示
（2）如果涉及4位和4位以上的数字，应当采用国际通行的三位分节法，即每3位数字为1节，节与节之间以空1个数字的位置隔开工作中有可能会使用逗号来分节，这种方法不符合国际标准和国家标往，应注意不能使用
（3）应该使用阿拉伯数字的情况包括：代表统计性质的各类数值、世纪、年代、年、月、日、时、分、秒等。
（4）必须使用汉字的情况包括：定型的词语（如一律、星期等）、成语（如朝三暮四等）、习惯用语（如不管三七二十一等）、缩略语（如十二届三中全会等）、中国干支纪年和夏历月日（如甲申年六月初六等）、月日表示事件的词语（如“一二九”运动、六国际儿童节等）。
专家点拨：
事变、运动、大事件、国际公认的节日等月日一般都必须用汉字来表示，而对于一些非国际公认的节日、各地区事件和案件等，也可以使用阿拉伯数字，如"315″消费者权益保护日、“911″事件等。
句式的正确运用
虽然字词是组成句子的单位，但一篇公文的好坏，往往是通过若干个句子的句式来表现的。因此办公室公文写作时要正确运用句式一般应当注意把握以下两点。
（1）长短句交替运用。
长句指字数多、词数多、结构复杂的句子；短句指字数少、词数少、结构简单的句子。长句表意严密、气势畅达，短句简明活泼、刚劲有力。二者合理交替使用，可使行文铿锵有力，富于变化，从而增强表达效果
（2）整散句结合使用。
整句指结构相同或相似、长短一致或接近的句子；散句指结构灵活、长短不一的句子。写作时合理将二者结合使用，可使行文错落有致，语言表达波澜起伏，引人入胜
