办公室公文语言要求明白清楚

办公室公文语言要求明白清楚

办公室公文首先得让受文单位看懂，这就要求把事情说清楚，将语言写明白。只有语言表达清楚，受文单位才能明白，否则公文内容就无法得到落实，也就达不到发文目的。而要做到语言明白，最关键的就是要保证语言表达不产生歧义，且用词易懂。

1.语言表达无歧义

语言表达清楚明白，首先要保证语言没有歧义，即一个词语只有个明确的意思，不能有几种解释，否则就可能造成以下几种情况的出现

◆猜测某一种正确的意思：即歧义产生后，可以肯定两种解释中只有一种是正确的，如“当时昊xx一边站着一个孩子"，容易产生有两个孩子的歧义，把“一边”改为“旁边"，就能消除歧义。

◆两种解释都有可能：这种情况就可能导致阅读者无法理解公文的真实意图。如“这部作品译出了原著的风格和语言的一致性"，到底是原蓍的风格和语言相一致？还是所译出作品的风格和语言与原蓍的风格和语言相一致？

◆附加语引起歧义：这里所说的附加语主要是指“的”字使用不当。如“介绍英国的一部权威著作”，可以理解为这是一部介绍英国情况的权威性书籍，也可以理解为介绍的是英国的一部书籍

◆词语搭配不当产生歧义：词语搭配不当是指主谓宾等对象的搭配不当，如“文物、旅游业的保护与改革”，该句真实表达的意图是文物的保护与旅游业的改革"，但前后的搭配则混淆不清

◆语意表述不全产生歧义：这种情况可能会使读者误入歧途。如妇女在法律上已经平等"。字面上的意思是妇女之间在法律上是平等的，但实际上是说“妇女与男子在法律上平等”，省略了部分内容就将意图完全改变

2.用词易懂

办公室公文只有使用简单易懂的词语，才能让人明白公文的意图，这可以从以下几个方面着手。

◆选常用词：生僻词不容易让人理解，也可能不容易使用，如建立了躐等的干部选拔制度”，“躐等”一词是越级的意思，已很少使用，用在公文上不太合适。

◆不乱用词：有些词语单看并不难懂，但乱拼乱凑就容易产生歧义，如“我们不安于这种不合理的幻觉统治”。“幻觉”易懂，“统治”易懂，但“幻觉统治”却让人感到莫名其妙。

◆不生造词：办公室公文必须使用规范的语言，生造词语必然导致词义不清，语意不明，让人不易理解或无法理解。如某个函件中的内容为“雅启亲驾，敝舍馈光”，这种生造词语不仅十分生硬、别扭而且只能根据字面猜测其意，无法理解真实的意图。