办公室公文的常见结构与基本写作思路

办公室公文的常见结构与基本写作思路

办公室公文的常见结构

尽管办公室公文的种类繁多，写法也各不相同，但总体来看，其写法上的结构布局具有很大的共通性，可以进行归纳总结。通常，办公室公文有5种最常用的结构方式，即章条式、标题式、分块式、并列式和转述式

1.章条式

章条式是把全文分成几章，章下再分条，条中有款，条目清晰款项明了。章程、规定、规则、办法、细则等法规性公文多采用此

2.标题式

标题式是把全文分成若干段，然后根据每段内容归纳出一个小标题。通常应用于指示性通知、调查报告、决定、通报等文种。

3.分块式

分块式是把全文分成几大块，每一块都能独立成章，块中可以有自然段，每块前面正中可以加上（二）、（三）等序号。调查报告、工作总结、会议记录等文种通常会采用这种结构布局

4.并列式

并列式是指在公文开头就开宗明义，在之后的正文中则使用若干并列的句子表述出来，这种结构方式常见于守则

5.转述式

转述式是用批转、转发、转述的方式，把上下级或平级的有关公文转印给下级部门，通常在文首以“现将xx转发给你们，望遵照执行”的形式以文载文。批转性通知、转发性通知等都采用这种方式

办公室公文的基本写作思路

办公室公文的种类很多，但写作思路相似，整个思路大致可以划分为3个阶段，即准备阶段、写作阶段和校验阶段。其中，准备阶段包括明确主题和搜集材料，写作阶段分为创建框架和着手内容，校验阶段则主要是检查校验的工作。

明确主题

明确主题，就是弄清这篇办公室公文想要达到什么目的。主题的形成大致有3种情况

（1）主题在成文前确定，就是所谓的"主题先行”。根据领导意图或有关文件、政策等规定要求，预先确定一个主题，再围绕主题组只材料，实施写作。因此有些办公室公文的主题不是通过提炼产生的，而是预先就确定的

（2）有时在领会精神后，确立的只是一个临时的主题，当围绕该主题进行调研后，将得到的材料进行分析、归纳，此时产生的结论才是主题

（3）如果调研后对原先确定的主题进行了修改，那么就需要重新确走主

实际上这几种主题的产生方式是相辅相成的，互相融合才能确定出最好的主题。

明确主题后，为了更好地搜集资料和着手写作，还应该思考办公室公文应该选择哪个文种、受文对象和范围如何、主要写什么内容等具体如下

◆选择文种：比如给上级领导的文书，应该写成报告还是请示？如果写成报告，应该写成专题报告还是综合报告？如果写成请示，应该写成请求批准的请示还是写成请求指示的请示？等等；如果是写给下级部门的文书，应该针对下级的请示、意见被动行文还是发现普遍存在的问题主动发文？如果写批复，应该写成指示性批复还是批准性批复？诸如此类

◆弄清受文对象：要思考拟制办公室公文的目的，是向上级领导汇报，还是向下级部门指导工作，或是给领导和职工阅读，或是向企业外的其他群体传递某种信息等。弄清了受文对象，也可以进一步检文种的选择是否正确

◆确定写作内容：比如写报告，就要思考汇报什么内容，或反映什么情况：如果写请示、意见，则需要思考要上级领导审批什么、指示什么，还是解决什么问题；如果是通知，则需要思考是安排任务还是传达信息或精神等