公文写作陈述缘由要虚理实说，情理交融
公文的一个主要功能。是传达上级的意图，也可以说是“发号施令”。清代公文中的“谕旨”，就是专事下达皇帝命令和指示的文种。清代統治者很清楚，欲使“由之”必使“知之”的道理，因此在发给各大臣、将军和督抚的文件中，凡是部署一项工作或发出一道命令时，总是尽可能地说明缘由，陈述手法虽然多样，但都讲得实在而不是“空对空”。下面试举几例，分析一下清代公文中陈述缘由的几种手法
公文写作陈述缘由的方法
（1）摆出引出道理。
古人日：“公私文翰，并宜实录。”讲道理也须实实在在，因为理”的基础是事实，空谈道理的公文多半不会有好效果的，即使文辞华丽，大概只能供后人欣赏罢了
清代公文中，很注意据“实”入“理”。例如，1823年岁末，道光皇帝发现，这一年用于救济灾民、治理河防的款项巨大，当年应征的专项钣两已不足致用，不得不借用大笔司库银两。为了防止库款支绌，道光皇帝下令各大臣，一方面不得再要求拨发赈款，一方面对当年未征足的水利生息银两限期征还。此篇谕旨中，在陈述采取这种措施的緣由时，先列举了当年赈灾的
直隶各属，本年大赈银两由藩库全行给发……除动支原拔赈饷银一百二十万两外，复拔用恩堂经费银十五万两，及造船经裘银五万两，并上年灾赈案内，余剩银二万余两—并凑拨，足敷支用。……拨永定河堵筑漫工银十五万两，……借动造船经费银五万两，……次直隶办理大赈，节经拔发帑银至一百八十万两之多，恩施已为优厚。
在算了这笔账后，引申出要说明的道理：
国家度支出入，岁有常经，若不从长计较，则库款安能源源接济。
这也便是道光皇帝采取停拔赈款、征还生息银两措施的绿由。由于多处列举了具体数字，说明此次赈灾的确已伤库银，就使“从长计较”的措施有了充分的根据
（2）分析形势，明晓利害。
1904年，行将灭亡的清王朝面临着内外交困的严峻局面，慈禧为了对付外侵，在京郊练兵图治，急需大量军饲，但各省对筹军饷多事敫衍，为此慈禧急下密旨。谕旨从国际形势入题，陈述练兵之需：
自日俄开衅，中国势处两难，将来两国战事定后，一切因应，必多棘手。现在各嘗空虚，西北边防尤关紧要。近畿（京郊）一带，非有数支劲旅，难期巩固。朝持设练兵处，整齐军制以资筹划。练兵尤以筹饷为先，数月以来，迭经谕令各直省通力合作现虽陆续奏到，除安徽每年认解十万，其余各首，虽有报解。不无敷衍之处。…若谓以近畿练兵，无关各首休戚，意存漠视，该督抚身为大臣，谅亦不敢出此。兹特将此次练兵关系之重，密为宣示。各督抚膺兹重案，素矢公忠，务须审大局之安危，知事机之紧迫，不分畛域，共济艰难，以身作则，崇简去奢，为属吏倡率。各就本首财力实力筹措
可以看出，通篇从分析当前局势提领，最后以“审大局之安危知事机之紧迫”落脚，从而阐明了练兵及筹饷的重大意义。
（3）层层递进，如剥生笋。
作出一项决策，部署一件工作，往往有几个方面的理由，把这些理由一层一层讲清楚，有利于决策的实施和工作的开展。如，1834年，道光皇帝得知京都附近常有湖北等地流民乞食滋事，于是在一道谕旨中要求湖广总督、湖北巡抚等管好自己的民人，对乞食贫民设法安顿，不要让他们任意散漫四出。对这项工作，谕旨中阐述了三层理
一是地方官管好自己的民人是解决问题的根本办法：湖北等地民人，什百成群，觅食异乡，几成习惯。上年业经府尹（京都首脑）等饬属妥为资送（遣返），本年复又踵至。…原籍地方官果能妥为安顿，该民人等何至轻去其乡
二是地方官管好自己的民人，还会“庶各省既免资送之烦"，节省了遣返工作所耗费的
三是地方官管好自己的民人，“流民亦兔饥驱之累最后总括上文：“于肃清畿辅（京都附近流民）安集穷黎之道（安顿貧民），两有裨益。”这种层层深入的方法，能把道理讲得很透彻，说服力很强
（4）动之以情，牵引共鸣。
一是采用对比法，引发自疚之情。如1904年慈禧要求各省力除人浮于事、铺张浪费的风气时，在谕旨中道：
一切积弊，多未认真剔除。现在宵旰焦劳，难安寝馈，迭经降旨却进献、裁冗员，岂宫廷服御之用可减，外首浮靡之费独不可节乎岂内府奉御之官可裁，局所浮滥之员独不可去乎！
在这段中，慈禧欲以自己昼夜劳于政务，食寝不安，甚至拒贡裁员的垂范之举，来打动各首官员的心，使那些存有积弊的官员有所改进。
二是采用自诉其苦来发人恻隐之心。如1908年10月，光绪帝病危，急书求医，在谕旨中自述病况：
自去年入秋以来，朕躬不豫，当经谕令各省将军、督抚保荐良医。施据直隶、两江、湖广、江苏、浙江各督抚保送陈秉钧、曹元恒、吕用宾、周景涛、杜钟骏、施焕、张鹏年等来京诊视。惟所服方药，迄未见效。近复阴阳两亏，标本兼病，胸满冒逆，腰腿酸痛，饮食减少转动则气壅咳喘，益以麻冷发热等症，夜不能寐，精神困惫，实难支持，朕心殊深焦急。著各省将军、督抚遴选精通医学之人，无论有无官职，迅速保送来京，听候传诊。如能奏效，当予以不次之赏。
这段自诉中，光绪帝将自己受疾病折磨的状况以及“实难支持的焦急心情形象地描述出来，读罢不禁令人产生怜悯之情。
从以上清代公文陈述缘由的几种手法中可以看出，封建统治者在发号施令”时尚能如此具体、细致、透彻地讲明道理，我们今天在动员人民群众建设小康社会，在部署工作、交代政策时，更应把道理讲透，切忌简单化，也应避免空讲道理和“上纲上线”式的文风。
