公文写作需字则期少，意则期多
古代公文的一个共同特点，就是“贵乎精要”。康熙帝曾发布
《上谕》批评虚浮文风：“近见言官条奏，于事理之外牵引比拟，多用浮饰之言。”并令“本章不得逾三百字”，“如仍旧不改”，要“严加治罪”。有否因三百字而治罪者不得而知，但仅从此谕令也可以看出封建帝王力禁繁文十分认真。相比之下，我们某些部门也曾规定上报中央的报告（相当于清代的“本章”）一般不超过三千字。但是你若写了三万字，上级也照收不误，且不会受到批评，更不要说“治罪”了。有令不行，这恐怕是造成“文山”的一个重要原因吧。
清代公文的简约，有如下特点
（1）一篇一事。
清代谕旨多则上千字，少则一二百字，但不论多寡，均是一篇只讲一个问题。
（2）引用它文，略节用之。
谕旨中常需引用各级官吏的秦章，在引用时不是照录原文，而是抓住原文中关键的话，以简切数语表明原意。如道光七年十一月，御史寅德上奏皇帝：八旗营房多有坍损，有处墙顶坍場数十余丈，墙身臌闪，至今未修；且有兵丁将闲置营房私自租赁給附近居民。原文近百字，但在谕旨引用时只用十六个字：
御史寅德奏：八旗营房有坍损未修及私行租赁之处。著八旗营房都统、副都统查明实有坍损应修处所
（3）舍弃重复字句
谕旨中遇有同类性质、同一形式的字或句，决不重复，而以代词替之或另换词句。如，道光四年五月关于清理流民的一篇谕旨：
本年京城内外赴厂就食流民甚众，现在顺天府、五城饭厂已届停止，除年力强壮、力能佣趁耕作者，不准留滞京城外。其余系老弱流民，势难各回乡里，若任其在京觅食，糊口无资，情形殊为可悯，各城俱于栖流所筹划经费，暂为收养，并添觅空房使之居住。
这段话中，用“者”、“其”、“之”等词，代替“赴厂就食流民这一概念，使文章简洁。又如，光绪二十六年五月，一篇关于调兵平定京城内外扰乱的紧急谕旨中，前面提出要求时用了“事关紧要，毋许延误”的词语，结尾处再次强调时，则用“情形急迫，毋得刻延虽意思相同，但语言形式作了变化。
古人云：同辞复句，文之疣赘也。但是目前机关公文中，这方面的毛病实在不少。比如，在一个文件里有这样一段话：
废除干部职务实际存在的终身制，是党中央关于人事制度改革的重大决策自党的十一届三中全会提出废除干部职务终身制以来党中央采取了一系列重大措施，对废除干部职务终身制起了重要作用。但是，由于历史的和现实的一些原因，由于千部职务终身制存在的时间很长，已成了人们的习惯，要想彻底废除，必然障碍重重。干部职务终身制是如何形成的，怎样才能彻底废除干部职务终身制呢？
这段话中，"干部职务终身制”出现了七次，读起来像绕囗令南朝文学批评家刘勰在《文心雕龙》中指出，使文章简洁的一个方法是“权重出"。只有下决心砍去那些“重出”的字句，才能使公文达到“精要”的境界
（4）条令童程，尽去多余
谕旨中颁发的命令、规章均十分简洁，常为一二百字。这些法规概不解释制定法规的原因、目的，也不强调其意义，更没有什么要求认真遵守一美思想动员的话，落笔便是具体条文。这样，既减省了大量文字，也不影响法规的效力。例如，咸丰三年五月颂发的京城巡防童程，一共十二条，只有170余字，每条不过十余字。如：
住户辅户，五家互保。不得容留匪人严缉私造火器火药，加等治罪
平人斗殴，加等科罪，弁兵参革
严禁米石出城
士宦商民，不得无故迁徙
这些条文既简练又明确，容易记，便于执行。
（5）句少一字则义阙。
谕旨用字十分讲究洗练，确实达到一字不可少的地步。如道光十九年五月一篇谕旨中，说到对漏税者处罚的银钱如何处置时，有这样句话：“所罚之银，半赏原拿之人，半归正项在案”，这句话如果去掉任何一字，不是造成意思不明，便是与上句无法衔接
再如，光绪二十一年（即1895年）初，日军挑起的威海战役中，北洋舰队受到重创，清廷闻之十分震惊，立即拟旨电寄李鸿章。篇谕旨文字精练，字字珠玑，句句铿锵，掷地有声。下面摘录其中一段：
据电奏海军各舰被击覆没情形，览奏曷胜愤懑。北洋创办海军殚尽十年财力，一旦悉毁于敌，堕防纵寇，震动畿。李鸿章专任此事，自问当得何罪！惟现值海防益急，若立予罢黜，转得置身事外，兹特剀切申谕，李鸿章当自念获咎之重，朝廷曲宥之恩，激发天良力图补救。瞬届各海口冰泮，敌船猛扑，处处可危。设彼乘间登岸，必须齐力合剿。…
虽然当年一纸谕旨挽救不了清政府军事上的慘败，但是今天我们却可以从其造词造句上，学习到一些有益的东西吧。
