公文语言具有准确、庄重、简要和平实的特点
大家知道，语言是公文的“细胞”，只有正确运用语言，才能使公文负担起传达贯彻党和国家路线方针政策以及处理公务的重要任务。怎样运用好语言呢？首先要了解一下公文语言ABC，即公文的语言特点和语言表达。
公文语言、文学语言、新闻语言、科学论著语言，各有不同的功能，也就形成不同的语言特点。公文语言是以实用为目的，以传递策令和信息为内容，因此它具有准确、庄重、简要和平实的特点。
公文语言的特点之准确
中办、国办下发的《党政机关公文处理条例》中，对公文的拟写特别提出了“表述准确”的要求。因为，公文是用来指导工作、反映情况的，一词一句，一个概念，除了不能违反法令、政策外，必须十分贴切，即准确表达作者的意图，而且其含义只能有一种解释，不能有多种解释；更不能给那些善于在公文中钻空子的人，留下各取所需的漏洞。如果读了公文使人不知所云或产生歧义，那就或者造成思想混乱，或者给工作带来损失。要做到语言准确，可从两个方面入手。
一是，词句的内涵与要表达的意图必须完全一致。公文用语都要经过反复推敲。如我国宪法，自1954年以来作过多次修改，每一次修改，都是寻找最恰当的字眼，来表达当时的意图。譬如，1978年宪法将1975年宪法第九条：“国家保护公民的劳动收入”改为“国家保护公民的合法收入”，消除了原句表达上的漏洞。因为银行存款利息、继承的财产、救济金、抚恤金等，并不是“劳动”收入，但却是合法收入，也是属于保护范围的。有些人不注意锤炼语言，就容易用错词句。如一篇简报标题为《承包到组，坏蛋减少》，看了令人莫名其妙。读完简报才弄清，原来“坏蛋”是指碰坏的鸡蛋，由于该副食店实行班组承包制，大家的责任心强了，搬运鸡蛋时都轻拿轻放，使磕坏的鸡蛋减少了。又如一篇信息写道：“我局20对大龄青年中秋节集体结婚”，读后令人瞠目，应该写成："……行集体婚礼”。
二是，对词的外延要作适当和明确的限制。在规定、合同等文，特别要注意词义限制，使之无懈可击。如，我们平时叙说树的粗细，可以用“碗口粗”来形容，但是不能这样写到公文里，如“凡砍伐碗囗粗的树木，每棵罚款十元。”因为“碗”的外延太多了，有陕北兰花大碗，江南细瓷小碗，还有广东盛燕窝汤的圆盅等，以哪个为准？所以写到公文中就要写成：“凡砍伐生长十年以上的树木，每棵罚款十元。”对“十年”的规定，可根据树的年轮来确定，这样就限定住了。除了择词外，还可以多加定语来限定。如一份合同中这样规定：“交货后，如发现确因产品质量问题造成甲方减价销售的损失乙方负责赔偿。”这句话中，定语对“损失”的外延作了两点明确限制，一是因产品质量问题，二是造成减价销售，只有符合这两个条件才能赔偿。这就大大缩小了乙方可能赔偿的数量
三是，时间、方位的表述要有严密的限定。公文中常常有对时间、地点的规定，如果表述不准或限定不严，就会造成歧义，给工作带来损失。如：“1995年6月以前进厂工作的职工，享受此次福利分房待遇”，“6月以前”可以有两种理解，一是不包括6月份，一是包括6月份。所以表述时要做限定，即“1995年6月（含）以前……，这样就严密了。再如，全国人大常委会关于教师节的决定，有这样一句话第六届全国人民代表大会常务委员会第九次会议同意国务院关于建立教师节的议案，决定九月十日为教师节。”这个决定公布后，有个语言学的专家提出这句话不严密，应改为：“从今年起，每年的九月十日为教师节。”确实，这样一改就更加准确了。
公文语言的特点之庄重
庄重，含有端庄、规范的意思。
一是公文语言要有端庄、严肃的格调，不能有半点的浮躁、油滑，对感情色彩浓的词语要慎重使用或不用。如一份关于天安门城楼对外开放的请示，原稿中有这样一句话，“许多外国来宾热切盼望登上天安门城楼”。这句话中的“热切“、“盼头”、“登上”等词，感情色彩较浓，不符合庄重的要求。后来改为：“许多外国来宾也希望参观天安门城楼”，改动了几个字，语调就庄重了
当前人们交际中，网络语言盛行，但是在公文中，不要使用，否则就失去了公文庄重严肃的特点。几年前，上海徐汇区公安分局要在互联网上发一份逃犯的通辑令，执笔者考虑到这些逃犯都是二十来岁的年轻人，于是就用网络语言写了这份通缉令：“亲—，被通缉的逃犯们，徐汇公安清网行动’大优惠开始了！亲现在拔打0216460697或110，就可以预定包运输、包食宿、包就医′优惠套餐，在徐汇自首还可以获赠夏季冰饮、清真伙食、编号制服。”这个通缉令一发出，就在社会上受到指责，被称为“卖萌通辑令”。确实这份公文完全失去了公文的严肃性，只剩下油胫滑凋
二是公文语言要规范化，才显得庄重严谨。在长期的写作实践中形成了比较固走而又符合文体要求的规范语言，主要有以下七种
称谓语：第一人称用“本、我”；第二人称用“你、贵"；第三人称用“该”，
开端语：兹、查、谨悉、为了、根据、签于、依照、按照、关于。
经办语：经、业经、兹经
引文语：兹按、近接
承启语：特做如下规定、特通报（通知）如下、特申请（报告）
期请语：即请查照、希即遵照、拟请、希；当否、是否可行、是否同意、妥否：请核准、请批复、请批示。
结尾语：为盼、为要、特此通知、特此报告、特此函达、特此函复、望遵照执行、请认真贯彻执行。
以上只是略举了部分规范用语。除此之外，公文写作中对标点符号、结构层次序号、计量单位、略缩语、简称，都要规范化，不能像写一般文章那样随意拈来。譬如，"中共北京市委"不能写成“北京市委”，“七八个”不能写成“七、八个”，“八十年代”不能写成80年代”，“缴获大麻500克”不能写成“缴获大麻1斤"，等等。对公文的结构层次序号，要按国家公布的规范用法，即：第一层为"，第二层为“（-）“，第三层为“1"，第四层为“（1）"。“后面用顿号，“1后面用齐线墨点“."，序号如加括号，如“（1）后面不加标点符号，“第一”、“第二”后面和“首先”、“其次”后面用逗号，等等。
三是合体。公文语言要合乎相应的文体。公文分上行文、下行文和平行文，由于行文的方向不同，内容特点不同，措词和语气就有所下同。如，上行文要多讲情况，多提建议，少讲道理，少发议论气谦虚、恳切、恭敬。下行文要道理讲透，工作讲细。措施讲实，求讲明。语言庄重、坚决、明确。平行文要表述明确，措词得体。语谦和、平等
公文语言的特点之简要
公文语言必须简明扼要，这不仅是提高工作效率的需要，也是解除“文山”重压的途径之一。要防止语言拖沓冗长，就要讲究修辞
一是用词要简洁明快。要注意选用概括性、综合性语言，适当用缩略语、成语和简称，使之尽可能达到“以少寓多”、言简意赅的功效。如：“创三优”、“除六害”、“申办奥运”、“求真务实”、“爱岗敬业”等等，这些都是缩略语，适当使用可使语言简要，
二是尽可能使用短句。短句表意简洁明快。如邓小平同志视察南方的重要谈话，短句子占了大多数，读起来不仅通畅明晓，而且很有力量。如在论述市场经济时指出：“计划多一点还是市场多一点，不是社会主义与资本主义的本质区别。计划经济不等于社会主义，资本主义也有计划；市场经济不等于资本主义，社会主义也有市场。计划和市场都是经济手段。”这段话几乎都是10个字左右的短句子组成只有77个字就阐明了一个重大的理论问题，何等地精粹
三是反复锤炼语言。有些公文篇幅几长，主要原因是短话长说或重复啰嗦。所以写公文时，应从内容出发，把握住中心意思，选用最简短、最通晓的句子表达出来。能用一句话说清楚，就不扩展成两句话；对众所周知的道理，不必再发议论；与中心意思无关或关系不大的话，则要一律删除。公文语言还要尽量避免语义的重复，如“截止三月底为止”、“这次学习大家一致反映有很多心得和体会”、“使座谈会形成情绪高涨、气氛热烈、积极向上的氛围"、“所领导带领业务科室人员深入田间地头察看灾情，亲临现场指导工作”、”一年来的改革实践取得了显著成绩，收到巨大效果”，等等。国务院发布的一个戒严令中有这样一句话：“自1989年3月8日零时起在拉萨市实行戒严，由西藏自治区人民政府组织实施，并根据实际需要采取具体戒严措施。”这句话中，“组织实施”和后面的话，在语义上犯了重复的毛病，前后可以删去其一，从简洁角度来说，删去后面一句话更好。
公文语言的特点之平实
平实就是实在、质朴，如实地叙述事物的本来面目，不允许有类似“集色参天二干尺”“倒海翻江卷巨澜”之类的艺术夸张；也不允许有类似“红旗飘飘”“凯歌阵阵”等渲染和烘托。如一篇简报写个新长征突击手带领大家共同致富的事迹：“他与六个专业户一起成立了技术小组，自费购买农艺书籍刻苦学习，掌握了苹果、桃梨种植要领，然后逐人逐户地传授。全村去年果树产量翻一番，每户净收入一千五百元。”可以看出，这段事迹写得实实在在，它的语言既不像文学语言那样形象，也不像科学论著语言那样抽象，而是具体、朴素明白如话
